Восстановление трудовой книжки

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Восстановление трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Порядок действий при потере трудовой

2. Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

3. На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки

4. Основание для дубликата

5. Трудовую книжку потерял работодатель

6. Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

7. В чем отличие титульного листа?

Допускается подтверждение занятости документами в виде договоров, соглашений, приказов. В виде доказательства учитываются также справки о заработной плате, книжки членов профсоюзов или кооперативов. Но в них должны присутствовать отметки об уплаченных с официального дохода взносах.

Порядок действий при потере трудовой

Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.

Итак, восстановление трудовой книжки невозможно без следующих бумаг:

пустого формуляра ТК с вкладышем (при необходимости);
справок или трудовых договоров с мест, где ранее трудились;
приказов о назначении на должность, о прекращении полномочий в связи с увольнением и прочих официальных бумаг от прежних работодателей;
справки из Пенсионного фонда.

Заявление о выдаче дубликата трудовой книжки

Непосредственно правилами ведения трудовых книжек форма заявления о восстановлении трудовой книжки не предусмотрена, но, так как от правильности этого заявления зависит реакция работодателя, мы приведем образец такого заявления и отметим некоторые особенности его составления и вручения.

Итак:

В соответствии с действующими правилами дубликат трудовой книжки должен быть выдан работодателем по последнему месту работы.

О том, что последним работодателем являлся именно ООО «Компакт» говорит первый абзац приведенного заявления.

Второй абзац содержит в себе основание обращения за дубликатом трудовой книжки – утеря, кража, приведение в негодность.

Причем, если утрата трудовой книжки ничем подтверждаться не должна, да и не может, в случае порчи трудовой книжки целесообразно будет эту испорченную книжку приложить к заявлению, отметив, естественно, факт передачи испорченной трудовой книжки в тексте заявления.

На основании каких документов вносятся записи в дубликат трудовой книжки

В соответствии с правилами ведения трудовых книжек записи в дубликат трудовой книжки вносятся на основании надлежаще оформленных документов.

К таким документам могут относиться:

письменные трудовые договоры;
справки, выдаваемые работодателямис предыдущих мест работы;
справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
решение суда об установлении трудового стажа и т.п.

Основание для дубликата

Основанием для заполнения дубликата трудовой книжки могут служить только оригиналы официальных документов – справки о приеме-увольнении со всех старых мест работы.

Все прежние организации (или государственные архивы) обязаны выдать или прислать справки о работе сотрудника. Эти справки необходимо сохранить: они могут понадобиться, например, для Пенсионного фонда.

В таких справках должны быть указаны точные даты приема-увольнения, все занимаемые должности, а также основания для выдачи справки (лицевые счета и приказы об увольнении-приеме). Необходимо наличие подписи первого руководителя прежней организации (или директора государственного архива) и печати организации. Требуется не печать подразделения, а главная, гербовая.

Заполнение дубликата трудовой книжки требует именно таких справок. Если же прежняя организация была реорганизована, продана или ликвидирована, а правопреемника или вышестоящей организации нет, то вся документация по персоналу должна быть передана в специальный центр документов по личному составу или в государственный архив.

Новый работодатель или сотрудник могут запросить государственный архив той местности, где находилась уже не существующая организация.

В случае реорганизации, изменения названия и формы собственности прежнего предприятия в справке (а потом в дубликате) надо указать прежнее название и юридическую форму предприятия (ООО, ТОО, ИП и так далее), действительное на тот период, когда там работал указанный сотрудник. Данные обязательно заверить современной печатью, даже если название и юридическая форма значительно отличаются от прежних.

Трудовую книжку потерял работодатель

Но бывает и обратная ситуация — когда трудовая книжка потеряна самим работодателем. В таких случаях вся ответственность ложится на руководство — самому работнику ничего делать не нужно (писать заявление о восстановлении, обращаться к предыдущим работодателям), даже бланк трудовой книжки работнику обязаны предоставить там, где ее потеряли.

Причина потери также не имеет значения. Потерял ли документы кадровик, произошла ли в организации массовая утеря, было ли в компании чрезвычайное происшествие (например, пожар), в результате которого испортились все документы — все это неважно, потому что ответственность за хранение трудовых книжек несет исключительно работодатель.

Порядок восстановления для кадровика ничем не отличается от тех действий, которые предпринимает сам работник. С одним уточнением — собирать всю информацию придется ответственному сотруднику.

Перед тем как начать восстановление, необходимо сформировать базу — подготовить распорядительные документы по каждому сотруднику. Если у человека данная организация — не первое место работы, то стаж будет указываться обобщенно по каждому предыдущему работодателю. Вот что нужно делать, чтобы подготовить дубликаты трудовых книжек:

определить количество испорченных или пропавших трудовых книжек;
собрать все основания для внесения записей — договоры, приказы, бухгалтерские регистры;
поднять отчетность в Пенсионный фонд — формы СЗВ-К;
запросить у работника выписку из его страхового счета по форме СЗИ-5 (по возможности);
проверить информацию по предыдущим местам работы.

После того как все сведения будут в наличии, кадровик сверяет данные и заполняет дубликаты. Следующее, что делает ответственное лицо — уведомляет работников о том, что их трудовые книжки восстановлены (вам обязательно понадобится роспись каждого сотрудника). Запомните, все нужно делать оперативно и по закону. Трудовая книжка — это официальный и юридически значимый бланк, и работники вполне могут подать коллективную жалобу или иск, если что-то случится с их персональными документами.

Наверняка многие теряли или слышали от знакомых об утере паспорта гражданина нашей страны. Конечно ситуация не из приятных, но согласитесь, паспорт можно восстановить так как вся информация содержащаяся в нем хранится в отделении УФМС.

По-другому же обстоит вопрос с восстановлением трудовых книжек. Если потерял трудовую книжку, как завести новую и какие записи делать? Как правильно заполнить новую трудовую книжку если старая утеряна?

Зачастую, информация из трудовой не содержится нигде кроме как в самом бланке трудовой.

Это значит, что при ее утере практически невозможно должным образом восстановить всю содержащуюся в них информацию. Как бы это ни было печально, но такие ситуации случаются достаточно часто.

Кто-то теряет трудовую самостоятельно, у кого-то она пропадает в архиве организации.

Так или иначе, но если подобная ситуация произошла, в срочном порядке необходима новая трудовая книжка взамен утерянной.

Так же часто возникает вопрос, если закончилась трудовая книжка, как начать новую? Попытаемся ответить на эти вопросы в нашей статье. Итак, как правильно оформить новую трудовую книжку?

Такой документ выдается в случаях утери или непригодности оригинала книжки, например, после потопов, пожаров, или неаккуратного обращения, которое привело к механическим повреждениям. Если причиной стали повреждения, на первой странице документа присутствует надпись «вместо выдан дубликат». В случае же утери, будет лишь пометка «дубликат».

Условия, которые позволяют получить дубликат трудовой книжки:

Утеря как самой книги, так и вкладыша. Владелец обязан заявить администрации о случившемся. Срок изготовления и выдачи копии-15 календарных дней.
Негодность книжки из-за времени, несчастного случая, или небрежного обращения.
Признание записей, имеющихся в документе недействительными.
В случаях с работниками, которые были привлечены к уголовной ответственности, но получили оправдание.
Если причиной непригодности или утери стали природные катаклизмы и факторы, неподвластные человеку.

Какие записи вносятся в дубликат трудовой книжки

В идеале, в дубликат вносятся те же записи, что и в оригинал документа. Но воплотить это в жизнь очень сложно, поэтому существуют нормы, регламентирующие необходимый минимум записей в трудовой:

Ведомости об общем и/или непрерывном трудовом стаже, который был зафиксирован до прихода на новое место работы. В данном случае не нужно уточнять периоды работы на каждом из предыдущих мест. Достаточно полной суммы в формате: «количество лет-месяцев-дней».
Поощрения с последнего места работы (если такие имеются).
Данные о приеме на работу.
Наименование предприятия, название цеха/подразделения, должность, профессия и специальность и квалификация.
Если имел место факт перевода на другую должность, это нужно указать.
Данные об увольнении (дата, причина, номер приказа).
Далее, указывается номер документа, послужившего причиной выдачи дубликата (заявление и соответствующее решение).

В чем отличие титульного листа?

Начнем с титульного листа, так как на нем присутствует самое большое количество изменений. Начинаются они с самого верха страницы — там ставится соответствующая пометка о том, что книжка не является оригинальной и служит в качестве замены. Выглядит она как надпись «Дубликат трудовой книжки №…». Указание номера обязательно даже в том случае, если старая книжка утеряна — он должен храниться в документах вашего работодателя.

Затем идет в целом стандартная титульная страница. Сначала на основании действующих бумаг прописываются ФИО, дата рождения гражданина, а так же сведения об образовании. При этом если они менялись с момента получения оригинала книжки то прописывается актуальная информация. После этого прописываются новые сведения о регистрации трудовой книжки — дата заполнения, печать организации, выдавшей книжку, и подпись её ответственного лица.

При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.

В бланке книжки содержится информация:

личные сведения о работнике;
данные о трудовых периодах;
сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
записи невозможно восстановить.

Если трудовая книжка потерялась или порвалась, можно сделать ее аналог.
Дубликат и копия – это разные вещи, поэтому сотруднику придется собирать документы о стаже.
Справки собирает владелец, если он виноват их в утрате.
Информация со слов не пишется – ее обязательно нужно подтвердить письменными доказательствами.
Если книжку потерял или испортил работодатель, ее хозяину нужно помочь.
Сотрудник кадровой службы может оказать посильную помощь, когда оформляется полноценный дубликат. Рассылка запросов по прежним местам работы не отнимет много времени.
Особые условия подтверждения трудовой деятельности установлены для случаев массовой потери бланков.