Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт об отсутствии на рабочем месте: образец и правила составления». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Данный документ не имеет унифицированного образца, поэтому он может составляться в свободной форме или же по разработанному на предприятии шаблону. Акт может быть написан на фирменном бланке организации или на обычном листе А4 формата. Составляется он в двух экземплярах, один из которых остается у работодателя, второй передается сотруднику. Оба экземпляра должны быть подписаны комиссией и самим работником.
После составления акта
Если сотрудник не согласен с актом, он может обратиться за защитой своих интересов в трудовую инспекцию или суд. В некоторых случаях, оспаривание факта прогула и последующего дисциплинарного взыскания приводит к его аннулированию. В частности, это может быть, когда:
- в акте отсутствуют сведения о причинах прогула, а также доказательства отсутствия на рабочем месте более 4 часов подряд (например, нет подписей свидетелей);
- акт не был подписан работником, допустившим прогул;
- после составления акта работник предоставил работодателю документы, свидетельствующие об уважительных причинах для неявки на рабочее место.
Этап 6. Принятие решения о мере ответственности
Увольнять работника за прогул ТК РФ не требует, а предоставляет работодателю право самостоятельно принять такое решение. В зависимости от структуры организации, наличия или отсутствия действующего в организации локального акта о порядке привлечения работника к дисциплинарной ответственности (в том числе в виде увольнения) в ходе увольнения работника за прогул может возникнуть этап 6 – принятие решения о мере ответственности.
Обычно он требуется в компании с многочисленными структурными подразделениями, где право принимать решение о мере наказания принадлежит одному лицу, занимающему высшую должность (генеральному директору, президенту компании), а сбор доказательств, выводы о квалификации деяния работника в качестве дисциплинарного проступка, а также представление к наказанию – руководителям структурных (в том числе обособленных) подразделений. Как правило, представление о привлечении работника к ответственности производится служебным документом (Пример 7).
Выясняем причину неявки
Трудовой кодекс не обязывает работодателя немедленно приступать к поиску сотрудника. Но если пропавший – человек ответственный, хорошо себя зарекомендовал и живет один, рекомендуем позвонить, а при отсутствии результата – съездить к нему домой, поскольку сотруднику, возможно, нужна срочная помощь.
Если сотрудник несколько дней не выходит на работу, поиски следует активизировать. Несколько раз позвоните на мобильный или домашний телефон – велика вероятность, что сам сотрудник или его близкие смогут прояснить ситуацию. Результаты звонков изложите в докладной записке на имя руководителя организации.
При приеме на работу с согласия сотрудника получите у него все возможные адреса и телефоны, по которым можно связаться с ним или родственниками. При необходимости эта информация облегчит поиск.
Работодатель обязан запросить у сотрудника объяснения о причинах отсутствия в письменном виде (). Телефонный разговор, даже записанный на диктофон, не может служить достаточным основанием для увольнения. Однако он будет дополнительным доказательством вашей правоты. Запрос о предоставлении объяснений нужно направить отсутствующему работнику на все известные адреса, где он может находиться. Например, по месту постоянной регистрации и на съемную квартиру. Рекомендуем отправить данный запрос заказным письмом с уведомлением о вручении.
Если нет уверенности, что сотрудник отсутствует без уважительных причин, рекомендуем периодически звонить ему при свидетелях и составлять акты о результатах переговоров. Не ограничивайтесь одним письмом. Периодически (например, раз в месяц) отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении с требованием объяснить причины неявки. Запрос объяснений также можно выслать письмом с объявленной ценностью, с уведомлением о вручении и описью вложения, указав в ней, какой именно документ отправлен работнику.
Если письмо, отправленное работнику, вернулось обратно в связи с истечением срока хранения, нельзя дать однозначный ответ на вопрос, как действовать кадровику. Сотрудник может находиться в больнице, тогда его увольнение будет незаконным.
Проектировщик Василий С. еще в апреле 2014 года стал жаловаться на плохое самочувствие и вскоре перестал выходить на работу. Связаться с ним не удалось, но от общих знакомых сослуживцы узнали, что он в больнице. Мобильный телефон проектировщика был выключен, на звонки домой родственники отвечали, что Василий не может разговаривать. Регулярные просьбы кадровика передать листок нетрудоспособности оставались без ответа, письма возвращались назад в связи с истечением срока хранения. Спустя несколько месяцев проектировщик обратился к работодателю с просьбой оказать материальную помощь на приобретение дорогостоящих лекарств. Факт обращения был зафиксирован в акте. При передаче денег Василия попросили сдать больничный, напомнив, что по нему положены выплаты. Несмотря на то что работник так и не представил листки нетрудоспособности, уволить его за прогул нельзя, и уже второй год в табеле учета рабочего времени Василию ставится код «НН».
Если уведомление о вручении письма, которым были запрошены объяснения, вернулось к работодателю с отметкой «вручено лично», но сотрудник на связь не вышел, составьте соответствующий акт. После этого работника можно увольнять за прогул (). Аналогично следует поступить, если письмо вернулось в связи с отказом адресата от получения. Помните, что увольнение за прогул является дисциплинарным взысканием и может применяться не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка ().
Но может сложиться ситуация, когда сотрудник злоупотребляет правом и таким образом демонстрирует отказ от дачи объяснений. Это не является препятствием для увольнения (ч. вторая ст. 193 ТК РФ, ).
В случае если длительное время не удается связаться ни с пропавшим сотрудником, ни с его родственниками, можно обратиться в полицию и объявить работника в розыск. Отказ в приеме заявления не допускается ( , Инструкции, утвержденной , Инструкции, утвержденной ).
Учтите, что, подав заявление в полицию, вы лишаетесь возможности уволить пропавшего работника за прогул до тех пор, пока он не будет найден. Не исключено, что спустя установленный законом срок пропавший работник будет признан судом умершим или безвестно отсутствующим, тогда вы уволите его по части первой статьи 83 Трудового кодекса.
П онятие длительного прогула законодательно не закреплено. В Трудовом кодексе РФ (далее – ТК РФ) дано определение прогула, но оно не имеет привязки к его длительности по дням, неделям или месяцам.
Если работник отсутствовал на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности либо хотя бы более 4 часов подряд, то это уже считается прогулом. Причем не важно, было такое отсутствие в начале, середине либо в конце рабочего дня (смены) (подп. «а» п. 6 ч. первой ст. 81 ТК РФ).
Поскольку прогул относится к грубым нарушениям работником трудовых обязанностей, за которые предусмотрено максимально строгое дисциплинарное взыскание – увольнение (ст. 192 ТК РФ), автор полагает, что необходимость в законодательном закреплении понятия длительного прогула отпадает. Так как даже при отсутствии сотрудника на рабочем месте в течение 1 рабочего дня (не говоря о неделе, месяце или более) уже может быть применена строгая мера дисциплинарного взыскания – увольнение (расторжение трудового договора по инициативе работодателя на основании подпункта «а» пункта 6 части первой статьи 81 ТК РФ).
Для простоты ориентирования в интересующем нас вопросе разделим прогулы на две условные категории:
- классические , обозначенные в ст. 81 ТК РФ, т.е. кратковременные, и
- длительные .
Длительный прогул: особенности документирования данного факта
При длительных прогулах найти работника и затребовать у него объяснения относительно причин отсутствия на работе, как правило, не представляется возможным (например, когда сотрудник на работе не появляется, на звонки не отвечает, по месту постоянного жительства информации о нем также нет).
Задача увольнения при длительном прогуле несколько сложнее, чем при классических блиц-прогулах, по ряду причин. При длительном прогуле возникают объективные сложности в неукоснительном соблюдении требований ст. 193 ТК РФ.
Если работник не появляется на рабочем месте, то, соответственно, становится затруднительным получение от него объяснений по факту невыхода на работу. Однако законодательство не запрещает в подобных случаях затребовать объяснения от работника путем направления ему почтовой корреспонденции либо телеграммы по адресу, указанному в трудовом договоре и личном деле работника.
Если адрес регистрации в паспорте отличается от фактического места проживания, которое у вас может быть, то требование о даче объяснений лучше направить во все адреса.
В судебной практике имели место случаи, когда суд восстанавливал работника на работе по тем основаниям, что считал квитанцию об отправке в адрес работника письма ненадлежащим доказательством того, что в письме содержались именно требования о даче объяснений по факту отсутствия на рабочем месте. Поэтому лучше направлять в адрес работника:
- ценное письмо с описью вложения и уведомлением о вручении либо
- телеграмму. Ее следует направлять с уведомлением о вручении, а также с обязательным получением на телеграфе заверенной копии.
Тексты этих документов смотрите в Примерах 1 и 2. Текст письма может быть более развернутым, ведь здесь вы не ограничены пространством, отведенным для текста в форме телеграммы. Отправителем корреспонденции должен значиться работодатель.
Документ можно составить:
- на обычном листе формата А4;
- на фирменном бланке учреждения.
Для удобства в организациях разрабатывают шаблон, в который необходимо будет занести необходимые сведения. Возможный вариант бланка и образец акта о прогуле сотрудника (2018 года) можно скачать далее. Поскольку установленная форма отсутствует, текст формируется в зависимости от конкретной ситуации.
Обязательными требованиями к оформлению являются:
- письменная форма;
- наличие реквизитов (дата формирования, номер по порядку);
- информация о нанимателе;
- сведения об отсутствующем работнике с указанием его Ф.И.О. и должности;
- причина отсутствия;
- данные работников (Ф.И.О., должности), которые оформили и подписали документ, заверив фактическое отсутствие человека на работе.
Акт об отсутствии на рабочем месте: образец заполнения бланка
Акт о прогуле сотрудника это документ справочного характера, составленный с целью доказательства факта отсутствия сотрудника на рабочем месте по неустановленным причинам.
Оформление данного документа производится как в унифицированном, так в индивидуальном порядке. Эта процедура зависит прежде всего от внутренних правил организации. Акт о прогуле составляет лицо, под началом которого работает отсутствующий сотрудник.
Обязательное условие для наделения документа юридической силой это наличие нескольких свидетелей.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта слева или звоните по телефону
Как оформить акт об отсутствии работника на рабочем месте
Как оформить прогул работника образец 2019. Акт о прогуле работника, бланк которого не имеет унифицированной формы, но требует соблюдения ряда требований, составляется комиссией — отсутствие сотрудника на рабочем месте должно быть запротоколировано в присутствии как минимум двух человек. Кроме того, во избежание признания акта недействительным, он должен содержать следующие сведения:
- данные членов комиссии, а также сотрудника, отсутствующего на работе (должности, фамилии, инициалы);
- информацию о мерах, принятых для установления места нахождения отсутствующего сотрудника и причинах прогула, результаты принятия таких мер;
- продолжительность отсутствия сотрудника на рабочем месте с отметкой о включении в это время обеденного и других перерывов;
- место (населенный пункт) и дату составления акта.
Понятие прогула и его последствия
Отечественное трудовое законодательство абсолютно понятно и доступно определяет понятие прогула, как случая отсутствия определенного сотрудника на положенном месте на протяжении 4 часов без какого-либо основания или предоставленной справки. По своей сути акт о прогуле является справкой, подтверждающей факт неисполнения рабочими непосредственных служебных обязанностей. Подобные действия попадают в перечень дисциплинарных поступков в соответствии с отдельными пунктами статьи 192 ТК РФ. Совершение таких действий обязательно влечет наложение штрафных санкций и даже может послужить причиной увольнения.
Акт о прогуле работника также может быть оспорен, если не сотруднику организации не выплачивалась заработная плата на протяжении более пятнадцати рабочих дней. С упомянутым правилом можно ознакомиться в ст. 142 ТК РФ. В случае задержки выплаты зарплаты работники всегда имеют возможность приостановить выполнение своих непосредственных обязанностей в организации, предварительно проинформировав работодателя.
Факт отсутствия сотрудника на своем месте можно отнести к допустимому поведению только в случае наличия у него справки, подтверждающей нетрудоспособность или специального вызова для прохождения в учебном заведении экзаменационной сессии. Судя по опыту судебной практики по вопросам достоверности причин наложения штрафных санкций, в качестве уважительных могут считаться и другие обстоятельства:
- Обращение нарушителя рабочего режима организации за врачебной помощью. Подобные действия могут учитываться и в отношении несовершеннолетних детей. Без получения справки, подтверждающей отсутствие трудоспособности при наличии необходимых документов, составленных в виде медицинского заключения;
- Выполнение сложных ремонтных работ по адресу проживания сотрудника при возникновении аварийной ситуации.
Как можно оспорить составленный акт
Руководствуясь опытом, полученным в результате многолетней судебной практики, специалисты в данной области утверждают, что составленный образец оспаривается в таких ситуациях:
- Если работник может доказать, что соответствующий акт не был ему предоставлен;
- Работник предоставил справки, служащие оправданием его отсутствия на рабочем месте более четырех часов подряд, подлинность которых не может вызывать сомнений. Такие справки могут быть предоставлены работодателю несвоевременно.
- Отсутствие в составленном акте причин прогула и конкретных доказательств постоянного отсутствия работника организации на своем положенном месте.
Как составить акт об отсутствии работника на рабочем месте
Для документа, который составляется при нарушении работником своих трудовых обязанностей (прогуле) нет унифицированной формы – он составляется работодателем самостоятельно. Акт отсутствия на работе (образец) мы приведем в конце статьи.
Документ заполняется обычно непосредственным руководителем работника. В шапке документа целесообразно указать наименование компании, дату заполнения акта, время, когда был заполнен акт о невыходе на работу.
Основная часть документа обычно составляется от лица заполнившего акт, где в свободной форме подробно излагается суть зафиксированного события. В основной части документа подробно описывается, что работник (фиксируется должность, ФИО работника) отсутствовал на своем рабочем месте (фиксируется рабочее место, например, цех первичной обработки). Фиксируется временной промежуток, дата инцидента. Также акт об отсутствии на рабочем месте (бланк) может содержать причину отсутствия на рабочем месте, которую озвучил работник. Акт заполняется в двух экземплярах, один передается в отдел кадров, другой должен быть передан работнику.
Акт отсутствия работника на рабочем месте (бланк) обязательно должен быть подписан двумя свидетелями, которые смогут подтвердить информацию, изложенную в акте. Также документ подписывается сотрудником, который его заполнил. Работник должен быть ознакомлен с актом под подпись, должна быть зафиксирована дата подписи документа.
Что не считается прогулом
Не считается пропуском рабочего времени любое отсутствие по законным основаниям. Например, работник на больничном, даже если он ещё не предъявил лист нетрудоспособности, но уведомил начальника, никак не может быть признан прогульщиком. Даже если по нему составят акт, потом документ отменят.
Например, сотрудница Кузнецова не вышла в офис к 9:00, а её руководитель не смог до неё дозвониться. После обеда Кузнецова так и не пришла, и начальник в присутствии двух других сотрудников подготовил акт об отсутствии её на рабочем месте. На следующий день выяснилось, что Кузнецова оказалась в больнице с аппендицитом и не могла предупредить руководство по объективным причинам. Сотрудница остаётся на больничном, а акт становится недействительным.
Впрочем, есть спорные случаи, когда руководитель хочет засчитать прогул, но не имеет на это законных причин. Например, если работника арестовали, он участвует в забастовке или отказался исполнять обязанности после 15-дневной задержки оплаты труда, акт о прогуле неправомерен.
Предположим, фирма задерживает зарплату нескольким сантехникам уже 20 дней. Сантехник Смирнов воспользовался своим законным правом и не вышел на работу. Его начальник написал акт об отсутствии на рабочем месте, но он изначально лишён законной силы, потому что гражданин имеет право не исполнять обязанности до погашения всех задолженностей перед ним. Инспекция по труду или суд не признают такой акт.
Правила оформления акта
Рассмотрим образец акта об отсутствии работника на рабочем месте. Главное, что следует запомнить о таком делопроизводстве — унифицированной формы не предусматривается, акт можно написать в произвольной форме или создать шаблон для организации на тот случай, если документ приходится создавать регулярно (правда, если подчинённые постоянно прогуливают, есть смысл пересмотреть кадровую политику компании).
Чтобы акт об отсутствии на рабочем месте имел законную силу, он включает:
- регистрационный номер;
- сведения об организации — название, адрес;
- сведения о руководителе — ФИО, должность;
- сведения о свидетелях, то есть о двух коллегах, подтверждающих, что «прогульщика» не было на рабочем месте;
- имя и должность «прогульщика»;
- дату и время прогула — например, «23 сентября с 16:15 до 21:00 (до окончания смены);
- основания, если они известны или указание на то, что причина прогула неизвестна;
- дату составления и подписи.
Для составления акта обязательно присутствуют коллеги, которые гарантируют, что сотрудника действительно не было в названные часы. Разумно привлекать ближайших коллег, которые трудятся в том же помещении, так достоверность отсутствия будет выше. Факт пропуска они подтверждают подписью.
Акт о прогуле работника. 4 образца и бланк
Акт о прогуле работника – документ отражающий факт отсутствия сотрудника на рабочем месте без уважительной причины.
Компании, которые имеют штат сотрудников, изначально должны понимать, что в работе часто случается человеческий фактор, такой как опоздания или прогул сотрудника.
Работодатель-руководитель или уполномоченный представитель компании должен понимать юридическую основу оформления таких случаев, чтобы все претензии были правильно согласованы в соответствии с условиями договора найма данного сотрудника и законодательством.
В договоре между сотрудником и работодателем должна быть прописана документально ответственность за опоздание и прогулы. Таким информационно-справочным документом, фиксирующим нарушения является акт об отсутствии на рабочем месте.