Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронные больничные: работники больше не обманут работодателя». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Закон обязывает только медучреждения оформлять электронные больничные по требованию застрахованного. Штрафов для работодателя за то, что он не перешел на электронные больничные, пока не предусмотрено. Но в добровольном переходе на электронные больничные листы есть плюсы.
Пособия и больничные / СБИС Помощь
Больничный
Больничный — документ, подтверждающий временную нетрудоспособность работника. На его основании сотруднику выплачивается пособие.
С 1 июля 2017 года наряду с бумажным больничным мед. учреждения могут выдавать листы нетрудоспособности в электронном виде (ЭЛН).
Сотрудник может получить электронный больничный, если:
- медицинское учреждение выдает электронные листки нетрудоспособности;
- компания, в которой работает пациент, оформляет ЭЛН и заключила соглашение с ФСС. По вопросам оформления обратитесь в местное отделение фонда;
- пациент дал письменное согласие на получение электронного листка нетрудоспособности.
Для работодателя переход на ЭЛН не обязателен.
Если организация отправляет расчеты по электронному листку нетрудоспособности в ФСС и при этом участвует в пилотном проекте «Прямые выплаты», она все равно должна предоставлять реестр сведений.
Какие преимущества имеет ЭЛН?
Работник учреждения не сможет потерять ЭЛН, ему не надо будет беспокоиться о том, что он может испортить (помять, порвать и т. п.) листок нетрудоспособности, а в случаях утери информации о номере своего ЭЛН можно зайти в свой личный кабинет и посмотреть необходимую информацию.
Электронный листок нетрудоспособности полностью исключает представление работниками поддельных листков нетрудоспособности (ФСС проверяет подлинность ЭЛН, и работодатель, запрашивая его у фонда для оплаты, может не сомневаться в достоверности сведений).
У работодателей нет необходимости обеспечивать сохранность – вся информация с момента открытия ЭЛН хранится в системе ФСС и может запрашиваться страхователем неоднократно, а при проведении фондом проверок страхователей представлять ЭЛН сотрудникам ФСС не потребуется.
Необходимо ли распечатывать и хранить ЭЛН?
Согласно Информации ФСС ЭЛН является документом, имеющим юридическую силу, и в соответствии с Законом № 86-ФЗ формируется и хранится в информационной системе «Соцстрах».
Таким образом, работодателю нет необходимости распечатывать и хранить у себя копию электронного листка нетрудоспособности.
* * *
В заключение укажем, что в настоящее время основными российскими разработчиками бухгалтерского программного обеспечения, такими как компании «1С», «Тензор» (СБИС), «СКБ «Контур» и корпорация «Парус», обеспечено взаимодействие работодателей с ФСС по формированию ЭЛН непосредственно из программных продуктов, что значительно облегчает трудозатраты работодателей, использующих данное программное обеспечение.
В то же время чиновники ФСС отмечают, что в случае технической неготовности работодателя к формированию ЭЛН медицинская организация вправе заменить сформированный ЭЛН на листок нетрудоспособности, оформленный на бумаге. При этом посредством используемого программного обеспечения медицинской организацией в электронном листке нетрудоспособности указывается на прекращение действия ЭЛН (Письмо от 11.08.2017 № 02-09-11/22-05-13462).
Можно ли получить электронный больничный безработному?
Правилами информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 16.12.2017 № 1567 (далее – Правила), определены участники информационного взаимодействия, к которым относятся страховщик (Фонд), страхователи, медицинские организации и федеральные государственные учреждения медико-социальной экспертизы.
Органы службы занятости населения в отношении безработных граждан не выступают страхователями, тем самым к участникам информационного взаимодействия в соответствии с Правилами не относятся.
Таким образом, для указанной категории граждан выдается листок нетрудоспособности на бумажном носителе, оформленный в соответствии с Порядком выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н.
При наличии сформированного (с письменного согласия) безработному гражданину электронного листка нетрудоспособности, медицинская организация вправе заменить сформированный электронный листок нетрудоспособности на листок нетрудоспособности на бумажном носителе для предъявления в органы службы занятости населения.
Бумажный больничный – как проверить подлинность?
К сожалению, не все организации зарегистрированы в электронной системе ФСС. И это грозит лишними сложностями для бухгалтера – придется обрабатывать бумажные больничные, которые, недобросовестные сотрудники могут и подделать.
Как проверить бумажный больничный:
- Подделки печатаются на обычной бумаге. Настоящий бланк можно сравнить с деньгами по плотности.
- Настоящий бланк довольно бледный, его можно сравнить с денежными купюрами. В подделках цвет яркий, зеленый.
- Водяные знаки в оригинальном бланке едва заметны, практически не просматриваются. Четко увидеть их можно только на просвет.
- Номер настоящего бланка вытеснен на бумаге. Достаточно пощупать номер рукой. Поддельные бланки обычно просто распечатываются на принтере.
- Обращайте внимание на качество печати бланка. Слова должны быть четко пропечатанны, без различий в контрастности и цвете.
- Убедитесь в существовании больницы и врача, выдавшего листок. Запросить информацию можно в местном отделении ФСС.
Где и как найти работодателю больничный лист своего сотрудника
На сайте Фонда социального страхования. Для этого нужно:
- зайти в личный кабинет страхователя;
- в личном кабинете с левой стороны найти и открыть вкладку «Электронный лист нетрудоспособности» и перейти по ней;
- выбрать услугу «Запросить листок»;
- ввести номер листа нетрудоспособности и СНИЛС работника;
- выбрать сертификат, который удостоверяет права организации на осуществление запроса в Фонде социального страхования;
- открыть нужный документ;
- для внесения сведений выбрать пункт «Заполняется работодателем»;
- заполнить необходимые данные, проверить их корректность и сохранить.
После этого информация сразу же уйдет в ФСС, а на электронном больничном появится пометка «Заполнен работодателем».
На сайте Единой системы аутентификации и идентификации (ЕСИА), выполнив следующие действия:
- открыть личный кабинет страхователя, созданного при помощи сайта «Госуслуги»;
- в поисковой строке указать номер электронного листа нетрудоспособности работника и СНИЛС;
- заполнить поля, помеченные «Заполняется работодателем/страхователем» и отправить их в ФСС.
На портале ЕИИС «Соцстрах»:
- в личном кабинете страхователя нужно запросить ЭЛН по его номеру и данным СНИЛС;
- заполнить поля ЭЛН, так же как и в предыдущих случаях и отправить их в систему.
Какой порядок выдачи электронного больничного
Больничный может быть выписан только в каком-то одном виде — либо в бумажном, либо в электронном. Электронный листок нетрудоспособности формируется с письменного согласия работника (ч. 3.2 ст. 59 Закона об охране здоровья, п. 1 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
В качестве продолжения электронного больничного допускается выписать листок нетрудоспособности в бумажном виде и, наоборот, сформировать электронный больничный как продолжение листка нетрудоспособности на бумажном носителе (п. 14 Порядка выдачи и оформления листков нетрудоспособности).
Электронная форма больничного не позволит работникам потерять или испортить (например, помять, порвать) документ.
Кроме того, система электронных больничных исключает представление работниками поддельных документов. Дело в том, что ФСС РФ проверяет подлинность электронных больничных. Работодатель, запрашивая больничный у фонда, получает для оплаты проверенный документ (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)»).
Рекомендуем предупредить работников о готовности организации принимать электронные больничные. Если работник представит электронный больничный работодателю, у которого нет технической возможности его принять, это послужит основанием для замены на бумажный вариант (Информация ФСС РФ «Листки нетрудоспособности. Электронные листки нетрудоспособности (ЭЛН) (вопрос-ответ)», Письмо ФСС РФ от 11.08.2017 N 02-09-11/22-05-13462).
Электронные больничные формируются в ЕИИС «Соцстрах» (п. 3 Правил информационного взаимодействия при формировании электронного больничного).
Пособия и больничные / СБИС Помощь
Больничный — документ, подтверждающий временную нетрудоспособность работника. На его основании сотруднику выплачивается пособие.
С 1 июля 2017 года наряду с бумажным больничным мед. учреждения могут выдавать листы нетрудоспособности в электронном виде (ЭЛН).
Сотрудник может получить электронный больничный, если:
- медицинское учреждение выдает электронные листки нетрудоспособности;
- компания, в которой работает пациент, оформляет ЭЛН и заключила соглашение с ФСС. По вопросам оформления обратитесь в местное отделение фонда;
- пациент дал письменное согласие на получение электронного листка нетрудоспособности.
Для работодателя переход на ЭЛН не обязателен.
Если организация отправляет расчеты по электронному листку нетрудоспособности в ФСС и при этом участвует в пилотном проекте «Прямые выплаты», она все равно должна предоставлять реестр сведений.
Какие законы регулируют выдачу и ведение электронных листков нетрудоспособности
ЭЛН равнозначны обычным больничным. С 1 июня 2017 года пациенты вправе выбирать, в каком виде будет оформлен листок нетрудоспособности — в бумажном или электронном. В них вносят одну и ту же информацию в соответствии с Приказом Минздрава РФ 347н от 26 апреля 2011 года.
Форма, порядок оформления и прочие инструкции по заполнению и выдаче электронных больничных официально закреплены Федеральным законом № 86 от 1 мая 2017 года. После утверждения ФЗ внесли изменения в ст. 13 ФЗ № 255-ФЗ от 29 декабря 2006 года, ст. 59 и 78 ФЗ № 323-ФЗ от 21 ноября 2011 года.
Особенности взаимодействия между медицинскими учреждениями, ФСС и работодателями регулирует Постановление Правительства РФ № 1567 от 16 декабря 2017 года. Правила заполнения и выдачи больничного, случаи его оформления отражены в Приказе Минздрава РФ № 624н от 29 июня 2011 года.
Плюсы и минусы электронного больничного
Для страхователей переход на ЭЛН имеет несомненные плюсы. К ним можно отнести:
- полную защиту от оплаты поддельных больничных листов. Подлинность ЭЛН проверяет ФСС еще на этапе выдачи документа медучреждением. А значит, работодатель, запрашивая электронный больничный по номеру, предоставленному работником, получает для оплаты уже проверенный и одобренный Фондом документ;
- отсутствие необходимости хранить больничные листы и предъявлять их при проверках. Вся информация об ЭЛН всегда есть в распоряжении ФСС, который может проверить ее без участия организации. А значит, представлять электронные больничные листы при проверках не придется. Это подтверждается на сайте ФСС.
Есть удобства и для работников, которые оформляют электронные больничные. Они могут быстрее получить соответствующую выплату, так как для назначения пособия не нужно передавать работодателю оригинал документа, а достаточно лишь сообщить его номер. Кроме того, электронная форма больничного листа делает невозможной его потерю или порчу. Наконец, в ЭЛН просто не может быть ошибок в указании информации о работодателе, так как медучреждение берет все сведения из базы данных ФСС.
Что касается минусов перехода на новую систему, то, пожалуй, самый существенный из них на данный момент — отсутствие регламентации порядка исправления ошибок, допущенных работодателем при заполнении своей части ЭЛН. Специалисты ФСС отмечают, что изменения в сам электронный больничный лист не вносятся, а все исправления отражаются «на бумаге» и хранятся у работодателя. В то же время программные средства по работе с ЭЛН вполне допускают исправление сведений в электронном больничном, и в том числе после того, как пособие уже выплачено.
Форма заявления на выплату пособия и порядок его заполнения
Заявление о выплате пособия составляется по форме, утвержденной Приказом ФСС от 24.11.2017 № 578, и приведенной в Приложении № 1 к Приказу.
Заявление заполняется на русском языке печатными буквами чернилами черного цвета. Допускается подготовка заявления на компьютере и его распечатка на принтере. Записи в ячейках не должны выходить за пределы соответствующих границ.
В заявлении работник должен указать, подается ли оно для назначения и выплаты пособия или для перерасчета ранее назначенного пособия. В соответствующей ячейке ставится знак «V».
Далее указывается способ выплаты пособия:
- на банковский счет (в этом случае указываются реквизиты для перечисления в соответствующем разделе);
- почтовым переводом (в этом случае заполняются сведения о месте жительства (пребывания));
- через иную организацию.
Данные о получателе пособия приводятся следующие:
- Ф.И.О.;
- дата рождения;
- сведения о документе, удостоверяющем личность (паспорт, временное удостоверение личности или иной документ);
- сведения о месте регистрации;
- контактный номер телефона работника.
В заявлении также указываются номер и дата выдачи листка нетрудоспособности, прилагаемого для назначения пособия, а также форма такого листка (на бумажном носителе или в форме электронного документа).
Заявитель указывает дату подачи заявления и ставит свою подпись.
Пошаговая инструкция по работе
Работодателю важно знать, как работать с электронными листками нетрудоспособности. Знание всех моментов и тонкостей обеспечит оперативное и правильное оформление данного документа. Работник и предприятие должны быть зарегистрированы на портале Госуслуг.
Инструкция по работе с электронным больничным приведена ниже:
- войти в личный кабинет ЕИИС «Соцстрах»;
- заполнить больничный лист сотрудника;
- вкладка «Электронные листы нетрудоспособности» содержит следующие данные: ФИО работника, номер больничного и СНИЛС, дата выдачи документа, сроки начала и завершения выходных дней. Эту информацию вносит врач. Её нужно проверить на предмет наличия ошибок. В случае обнаружения неточностей в ФИО сотрудника, СНИЛС, следует направить работника в больницу для внесения корректив. После этого ФСС аннулирует документ с ошибками и зарегистрирует новый листок о нетрудоспособности;
- если информация врачом внесена верно, тогда надо перейти во вкладку «Заполняется работодателем». Тут необходимо указать данные по расчету пособия, поставить электронную подпись.
Важно! Перед получением виртуального листка нетрудоспособности заболевшему гражданину стоит узнать у бухгалтеров, могут ли они делать выплаты по таким бланкам. Если бухгалтер работает с соответствующей базой ФСС, то при первом визите к врачу стоит заявить о необходимости оформления электронного больничного.
После выздоровления работнику выдается уникальный номер, который следует передать в бухгалтерию. Если в бланке обнаружатся неточности, то потребуется их устранить. Пособие по нетрудоспособности выплачивается после того, как обе стороны (работодатель и Фонд социального страхования) будут оповещены о выполнении инструкций по внесению данных во все блоки закрытого документа.
Раздел «Расчет пособия»
В этом разделе заполняются данные, необходимые для назначения пособия сотруднику региональным отделением ФСС. Все обязательные для заполнения поля будут подсвечены красным.
1. «Признак информации» — следует выбрать пункт «Первичная информация», если пособие отправляется в ФСС впервые. Пункт «Перерасчет» выбирается, если пособие было отправлено и нужно внести корректировки.
2. «Дата представления документов страхователю» — следует указать дату, когда получатель пособия подал заявление и дополнительные документы работодателю.
3. Укажите районный коэффициент, размер ставки, страховой стаж, год и сумму заработка.
Если необходимо указать данные о замене расчетных годов, то следует установить флажок «Заполнить информацию о замене годов». Появятся дополнительные поля для указания заменяемых годов.
4. «Период оплаты пособия» — следует выбрать, выплачивается ли пособие полностью за счет работодателя либо есть период, за который пособие выплачивается за счет ФСС. Во втором случае в поле «Пособие за счет ФСС за период» обязательно укажите начало и конец, периода за который начисляется пособие за счет ФСС.
5. Раздел «Расчет пособия» заполнен, следует нажать кнопку «Проверить и отправить».