Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Прием на архивное хранение проектной документации на электронных носителях». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
От источников комплектования архива документы Архивного фонда Российской Федерации принимаются государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации.
Условия хранения дисков CD-R и DVD-R
Каждый диск хранится в отдельном контейнере «jewel case» или «DVD-box» надетым на фиксирующее кольцо в центре. Контейнер препятствует механическим повреждениям, а также попаданию влаги, пыли и грязи на диск.
Вкладыш контейнера размещается так, чтобы рабочая поверхность диска не касалась его, когда диск зафиксирован внутри упаковки. Непрозрачный вкладыш защищает рабочую поверхность диска от света. На место этого вкладыша может быть помещена опись содержимого диска (показана в Примере 3).
Контейнер хранится в вертикальном положении.
Условия хранения дисков достаточно подробно описаны в ГОСТе Р 7.0.2-2006 «СИБИД. Консервация документов на компакт-дисках. Общие требования». Итак, в хранилище:
- обеспечивается свободная циркуляция воздуха, исключающая образование застойных зон;
- поддерживается температура воздуха от 4 °С до 20 °С при относительной влажности воздуха от 20% до 65% (см. также Таблицу 2);
- не допускают резких изменений значений температуры и относительной влажности воздуха – не более 5 °С / (24 час) и 10% / (24 час) соответственно;
- документы на электронных носителях на дисках хранят и используют на расстоянии не менее 0,5 м от источников тепла и влаги;
- концентрация вредных примесей в воздухе не должна превышать значений, приведенных в Таблице 1;
- качество воздуха в помещении для хранения документов на дисках проверяют 1 раз в год и в случае возникновения чрезвычайной ситуации;
- очистку стеллажей и контейнеров с документами на дисках от грязи выполняют не реже 1 раза в год, используя пылесос или мягкую влажную ткань;
- документы на электронных носителях на дисках хранят при освещении рассеянным светом. Не допускайте освещения рабочей поверхности дисков прямыми солнечными лучами.
6.1. Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.
6.2. Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.
6.3. В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:
— размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;
— порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
6.4. В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.
6.5. Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».
6.6. Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
«Восстановлен с подлинника.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
«Восстановлен с копии.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
6.7. Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.
6.8. Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник № …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
6.9. На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № …» в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.
(рекомендуемое)
Карточки учета документации
Форма 1 — Карточка учета (лицевая сторона)
Форма 1а — Карточка учета (оборотная сторона)
Форма 2 — Карточка учета
На карточках учета документации указывают:
— в графе 1 — инвентарный номер подлинника документа;
— в графе 2 — дату поступления подлинника документа на хранение;
— в графе 3 — обозначение подлинника документа по основной надписи и имя файла подлинника электронного документа по ведомости проектных электронных документов;
— в графе 4 — наименование подлинника документа;
— в графе 5 — количество листов;
— в графе 6 — отметку об аннулировании, замене подлинника документа, внесении изменений в листы и о восстановлении подлинника документа;
— в графе 7 — шифр предприятия (комплекса), здания или сооружения;
— в графе 8 — наименование здания или сооружения и место строительства;
— в графе 9 — условное обозначение вида документации: П — для проектной документации; Р — для рабочей документации; И — для иной технической документации;
— в графе 10 — условное обозначение формы носителя информации документации: Б — для документов в бумажной форме; Э — для электронных документов.
— в графах 11, 12 — порядковые номера листов карточки учета.
(рекомендуемое)
Образцы штампов по учету и обращению документов, выполненных в бумажной форме
Г.1. Штампы предназначаются для упрощения нанесения и достижения однотипности изображения надписей и указаний, приводимых в проектной и рабочей документации и в документах учета в процессе их обращения.
Г.2. Штамп «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ № … г.» с указанием порядкового номера восстановления подлинника и даты его восстановления ставят на подлинниках документов, с которых изготовлены восстановленные подлинники. Форма штампа приведена на рисунке Г.1.
Рисунок Г.1
Г.3. Штамп «АННУЛИРОВАН, ЗАМЕНЕН … № … от … г.» ставят (с указанием номера, даты регистрации разрешения на внесения изменений и подписи) на аннулированных подлинниках, дубликатах и копиях, а также на карточках учета проектных документов. При отсутствии замены ставят прочерк. Форма штампа приведена на рисунке Г.2.
Рисунок Г.2
Г.4. Штамп «ВЗАМЕН ПОДЛИННИКА» ставят на документах при отсутствии подлинников этих документов. Форма штампа приведена на рисунке Г.3.
Рисунок Г.3
Г.5. Штамп «ЭКЗ. № …» ставят (с указанием номера экземпляра) на папках (томах, альбомах) и отдельных копиях. Форма штампа приведена на рисунке Г.4.
Рисунок Г.4
Г.6. Штамп «ИНВ. № …, ЭКЗ. № … г.» ставят (с указанием инвентарного номера, номера экземпляра и даты регистрации) на папках (томах, альбомах) и отдельных копиях проектных документов субподрядных организаций. Форма штампа приведена на рисунке Г.5.
Рисунок Г.5
Г.7. Штампы «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» и «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» ставят соответственно на контрольных и архивных экземплярах копий и на папках (томах, альбомах). Форма штампа «КОНТРОЛЬНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» приведена на рисунке Г.6. Форма штампа «АРХИВНЫЙ ЭКЗЕМПЛЯР» приведена на рисунке Г.7.
Рисунок Г.6
Рисунок Г.7
Г.8. Допускается применять штампы других видов, упрощающих нанесение надписей на документах.
Кратко: что такое электронные документы и ЭДО
Немногие компании сейчас продолжают заполнять документы вручную. В основном, любые формы создаются с помощью компьютерных программ.
Для передачи в госорганы или контрагентам документы распечатываются, подписываются уполномоченным лицом и скрепляются печатью организации (при ее наличии).
Но можно обойтись и без этого, если данные в электронном виде подписать цифровой подписью и передать адресату с помощью ЭДО (системы электронного документооборота).
Цель: увеличить скорость работы бухгалтерии и организации в целом, сделать более удобным ведение и хранение документации, обеспечить конфиденциальность данных.
Электронные документы выполняют те же функции, что и их аналоги на бумажных носителях, при этом пригодны для обработки различными системами. Посредством ЭДО отчеты передаются в ФНС, фонды, другие контролирующие госорганы, идет обмен документами между клиентами и поставщиками. Сегодня уже существуют такие виды электронных документов, как
- бухгалтерские,
- складские,
- перевозочные,
- управленческие,
- архивные,
- кадровые.
Бумажный архив – возможные проблемы пользователей
Некоторые предприятия по-прежнему пользуются традиционными архивами, имеющими множество минусов, справиться с которыми можно, организовав электронный архив для хранения документов.
Сложности, возникающие у компаний, пользующихся бумажными архивами:
- Потеря документов
С утратой документов организации сталкиваются и в процессе переноса бумажного архива, и при продолжительном хранении документации, и даже до поступления бумаг.
- Низкая скорость поиска нужных бумаг
Чаще всего для того, чтобы отыскать необходимые документы в бумажном архиве, требуется потратить множество времени и сил. В особенности, если нужна документация, поступившая в организацию десятки лет назад. Нередко случается, что у компании есть несколько бумажных архивов в разных регионах. В этом случае процедура поиска осложняется многократно.
- Необходимость покупки или оплаты аренды площади под архив
Бумажный архив должен быть где-то расположен. Не у всех предприятий есть свободная площадь под его организацию. Приходится месяц за месяцем отдавать деньги за аренду помещения.
- Опасность уничтожения бумаг в ходе пожара, другого чрезвычайного происшествия
Затопление, пожар и другие ЧП обернуться потерей ключевых документов компании. Восстановить некоторые бумаги уже не получится. Чаще всего резервные копии документации в бумажном виде не создаются.
- Невозможность версионирования
Если в документ необходимо внести изменение, например, в документацию по отпускам сотрудников, создать историю корректировки бумаги не выйдет. Потребуется тратить время на оформление повторного документа.
- Невозможность использования одного бумажного документа несколькими пользователями
Как организовать архив на предприятии
Создание хранилища с нуля является трудоемкой задачей. В любой компании в процессе деятельности накапливается множество бумаг, ориентироваться в которых без систематизации достаточно сложно. Для архивирования документов в организации привлекают сотрудника данной компании, который специализируется на архивации, либо обращаются в специализированную фирму, предоставляющую такие услуги. Хранилище может быть отдельной структурной единицей на фирме либо являться составной частью отдела делопроизводства.
Для учета необходимо завести журнал. В него записывают всех лиц, которым предоставляется доступ к архивной информации. Обязательно фиксируется дата выдачи из хранилища и возврата. Документация хранится в соответствии с номенклатурой в том виде, в котором она была изначально оформлена. Если накладная, например, была сформирована в электронном виде с цифровой подписью, то для сбережения ее не нужно распечатывать и повторно заверять. Ниже рассмотрим, как правильно организовать архив документов в организации в бумажном виде или на компьютере.
Бизнес: • Банки • Богатство и благосостояние • Коррупция • (Преступность) • Маркетинг • Менеджмент • Инвестиции • Ценные бумаги: • Управление • Открытые акционерные общества • Проекты • Документы • Ценные бумаги — контроль • Ценные бумаги — оценки • Облигации • Долги • Валюта • Недвижимость • (Аренда) • Профессии • Работа • Торговля • Услуги • Финансы • Страхование • Бюджет • Финансовые услуги • Кредиты • Компании • Государственные предприятия • Экономика • Макроэкономика • Микроэкономика • Налоги • Аудит
Промышленность: • Металлургия • Нефть • Сельское хозяйство • Энергетика
Строительство • Архитектура • Интерьер • Полы и перекрытия • Процесс строительства • Строительные материалы • Теплоизоляция • Экстерьер • Организация и управление производством
6.1 Подлинники документов, пришедшие в негодность или утерянные, должны быть восстановлены. До восстановления подлинника составляют акт о списании пришедшего в негодность или утерянного подлинника по форме 4 приложения Д. Акт о списании должен быть утвержден уполномоченным должностным лицом.
6.2 Восстановленные подлинники действуют на правах замененных. Восстановленный подлинник должен представлять собой точную копию восстанавливаемого подлинника с учетом последних внесенных изменений.
6.3 В восстановленном подлиннике не должны быть воспроизведены:
— размеры, надписи, графические изображения, порядковые номера участков, выносные линии к ним и т.п. элементы чертежа, исключенные по разрешениям на внесение изменений из замененного подлинника;
— порядковые номера изменений и выносные линии к ним, нанесенные ранее в связи с произведенными изменениями.
6.4 В таблицу изменений восстановленного подлинника документа должна быть перенесена запись только о последнем изменении.
6.5 Взамен подлинных подписей, виз и дат, имеющихся на подлиннике документа (в том числе на поле для подшивки и листе с таблицей регистрации изменений), в восстанавливаемом подлиннике в круглых скобках должно быть написано: «(Подпись)» и «(Дата)».
6.6 Восстановленные подлинники должны быть подписаны ответственным лицом по указанию руководителя подразделения, выпустившего восстановленные подлинники.
Надпись, подтверждающую правильность восстановленного бумажного подлинника, следует выполнять тушью или машинным способом на поле для подшивки документа, например:
«Восстановлен с подлинника.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
«Восстановлен с копии.
Верно: (подпись, фамилия и дата)».
6.7 Правильность восстановленного подлинника электронного документа должна подтверждаться электронной цифровой подписью ответственного лица, информационно-удостоверяющим листом или иными аналогами собственноручных подписей.
6.8 Восстановленный бумажный подлинник документа должен иметь инвентарный номер восстанавливаемого подлинника. О восстановлении документа должна быть сделана отметка в инвентарной книге.
В верхнем правом углу поля каждого листа восстановленного подлинника документа должна быть надпись тушью или штамп: «Восстановленный подлинник N …» с указанием порядкового номера восстановления данного листа подлинника.
6.9 На подлиннике или копии, с которых производилось восстановление документа, ставят штамп: «ЗАМЕНЕН ВОССТАНОВЛЕННЫМ ПОДЛИННИКОМ N …» в соответствии с рисунком Г.1 (приложение Г) с указанием порядкового номера восстановления и даты принятия восстановленного подлинника на хранение.
|
[1] |
Федеральный закон от 27 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» |
|
[2] |
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения(утвержден Приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182, зарегистрирован Минюстом РФ N 10194 от 27 сентября 2007 г.; введен в действие 23 ноября 2007 г.) |
Комиссия составляет опись, передаваемых на хранение в архив предприятия документов, в которой находится информация о наименовании, номенклатурном номере, количестве и сроках хранения дела. Опись согласовывается с экспертной комиссий и утверждается руководителем предприятия.
Опись дел для постоянного хранения отличается от описи дел долговременного хранения тем, что в ней отсутствует информация о сроке хранения.
Все металлические предметы (скобки, скрепки) удаляются, во избежание появления ржавчины.
Документы оформленные на листах формата 24 хранят в развернутом виде, документы большего формата хранятся в свернутом состоянии на скалках.
Типовые проекты хранят сформированными в книги 11 формата с жесткой обложкой. В них могут входить рабочие чертежи, экспертные заключения и т.д.
Уже много лет в беседах с представителями промышленных предприятий самого разного профиля я утверждаю, что в области ИТ нет более запутанного вопроса, чем вопрос электронного архива инженерной (технической, конструкторской, проектной
Количество аббревиатур и сокращений для обозначения этого понятия на английском (TDM, Workflow, PDM, PLM, CALS, PIM) и русском языках (электронный архив, документооборот, система управления структурой изделия, ИПИ, ИЛП
Именно об этой проблеме мы и будем сегодня говорить.