Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Образец приказа о смене фамилии сотрудника». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Первый документ, который следует оформить — заявление о смене фамилии при вступлении в брак. Без него не будет оснований для выпуска приказа и изменения кадровых документов. Составить заявление можно в свободной форме, поскольку закон специальных бланков для этого не предусматривает.
Как происходит процедура
Для смены фамилии необходимо соблюдать общий порядок действий. В первую очередь это оплата госпошлины и посещение ЗАГСа для написания соответствующего заявления. В день обращения в органы Записи актов гражданского состояния при себе нужно иметь паспорт и оригиналы всех необходимых документов, речь о которых шла выше.
Согласно Федеральным законам, заявление может рассматриваться в течение 30 дней с момента его подачи. Если срок затягивается, сотрудники ЗАГСа обязаны проинформировать об этом заявителя.
После изменения персональной информации выдается свидетельство, на основании которого будет оформляться новый паспорт гражданина РФ. Заявление о его замене подается в отделение МВД РФ по месту жительства. К нему необходимо приложить 2 фотографии и документы, на основании которых необходимо проставить отметки в паспорте (свидетельства о регистрации брака или рождении детей, справка, подтверждающая регистрацию по месту жительства, военный билет и т. д.).
Сколько рассматривается заявление
Скорость выдачи нового документа зависит от того, обратился человек в государственные структуры по месту жительства или в другом городе. В первом случае срок составит 10 дней, во втором – до 30 дней. В некоторых ситуациях заявление рассматривается дольше. Срок при этом не может превышать 2 месяца.
Иногда ЗАГС не принимает пакет документов или отказывает в смене фамилии. В таком случае сотрудники учреждения по предоставлению государственных услуг должны дать законное объяснение своего решения. Заявитель имеет право обжаловать его в суде.
На протяжении всего срока рассмотрения заявления за женщиной сохраняется право передумать и отозвать документ. В таком случае у нее останется прежняя фамилия, и совершение дополнительных действий не понадобится.
Нормативными актами не предусмотрено специальной формы заявления. Поэтому оно составляется в свободной форме, но должно иметь обязательные реквизиты, предусмотренные для таких типов документов. Помимо этого, в нем должно быть указано желание сотрудника на смену данных о нем. Также к заявлению следует приложить копии документов, дающих основание для издания приказа об изменении фамилии.
В шапке заявления указывается, кому оно адресовано – директору предприятия — и кто его составляет. Фамилия в данном случае указывается, которая подлежит смене. Текст заявления может быть следующим:
«В связи со вступлением в брак прошу внести изменения в учетные данные обо мне, а именно изменить фамилию «…» на «…».
Приложения:
- Копия свидетельства о браке.
- Копия паспорта.
- Копия ИНН.
Заявление следует подписывать старой фамилией. Только на основании копий документов и заявления будут вноситься изменения в документы предприятия.
Сведения об изменении фамилии для ПФ РФ
Подавать отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд в связи с изменением фамилии работника не нужно, это законодательно не предусмотрено.
Однако фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Информацию о смене фамилии работника передает в ПФ РФ работодатель (п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).
Смена фамилии в паспорте по собственному желанию может осуществляться после регистрации брачного союза. При подаче заявления женщина принимает решение: оставить ли свою прежнюю фамилию, взять фамилию супруга или приобрести двойную фамилию.
Если у женщины до брака была двойная фамилия, то присоединение фамилии супруга не допускается.
В свидетельстве о браке у женщины указана новая фамилия. На основании такого свидетельства женщина обращается в паспортный стол и вносит изменения в основной документ.
Мужчина также может взять фамилию супруги при женитьбе, например, если его прежняя фамилия неблагозвучна, либо если она не устраивает его по иным причинам.
Сроки замены паспорта и размер госпошлины
Сроки рассмотрения заявления, конкретно установлены Законом и составляют один месяц. По прошествии этого времени, ЗАГС обязан выдать подателю прошения надлежащий документ.
С недавних пор этому процессу уделяют больше внимания, и получить разрешительный документ, с внесёнными новыми сведениями, можно через пару недель.
Быстрее всего обрабатывают прошения, подающиеся по месту рождения заявляемого. Допускается, по определённым причинам, рассматривать два месяца.
Важно!
Осуществляя мероприятие по смене фамилии, надо оплатить государственную пошлину стоимостью в 1600 рублей.
Рассмотрение заявления
Срок смены фамилии после замужества не определен российским законодательством. Вы можете принять решение, когда вам будет угодно.
А вот срок рассмотрения заявления на смену фамилии, поданного вами, имеет конкретные временные рамки. ЗАГС должен рассмотреть его в течение 3 месяцев. Впрочем, если есть какие-либо уважительные причины, период могут увеличить в два раза.
На протяжении срока рассмотрения заявления за женщиной сохраняется право отозвать документ, если она по тем или иным причинам передумала. Таким образом, у нее остается девичья фамилия.
По прошествии данного периода женщина является в отдел ЗАГСа. Работник учреждения выдает ей справку установленного образца о произошедшей смене фамилии. На основании этой бумаги женщина в определенные срок должна заменить имеющиеся у нее на руках документы.
Замена заграничного паспорта
Заграничные паспорта при изменении персональных данных владельца перестают быть действительными, в связи с чем требуется их замена. Новый заграничный паспорт оформляется по заявлению гражданина. Срок замены заграничного паспорта по случаю изменения персональных данных в законодательстве не установлен. Вплоть до наступления 31 декабря 2017 г., если изготовление бланков, печатей и штампов нового образца не произойдет раньше этой даты, МВД РФ может использовать при замене паспорта бланки, печати и штампы ныне упраздненной ФМС (см. п. 108 Административного регламента, утв. Приказом ФМС РФ № 211 от 26 марта 2014 г., п. 116 Административного регламента, утв. Приказом ФМС РФ № 320 от 15 октября 2012 г. и пп. 49 п. 11 Положения, утв. Указом Президента РФ № 699 от 21 декабря 2016 г. и ч. 2 ст. 35 Закона № 305-ФЗ).
При смене фамилии работнику следует уведомить об этом кадровую службу работодателя для того, чтобы были внесены соответствующие изменения в документы по учету кадров, прежде всего, в трудовой договор, личную карточку работника, трудовую книжку. Уведомить работодателя можно с помощью заявления.
Данный бланк составляется в свободной форме в письменном виде от работника и адресуется руководителю организации. Скачать образец заявления о смене фамилии в отдел кадров можно в формате doc в конце статьи бесплатно.
На основании полученного от работника заявления специалист кадровой службы произведет необходимые изменения в кадровых бумагах — составит дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором будут внесены корректировки в фамилию работника, в личной карточке необходимо тонкой чертой зачеркнуть старую фамилию и написать рядом новую, заверив изменение подписью кадрового специалиста, в трудовой книжке также нужно тонкой чертой зачеркнуть старую фамилию и рядом (сверху или на одном уровне) написать новую, на обратной стороне обложки трудовой книжке пояснить исправление.
Заявление не является обязательным документом для внесения изменений в учетные кадровые документы, тем не менее, лучше попросить работника написать его, так как бумага будет являться дополнительным документом, на основании которого меняются данные работника.
Помимо заявления, в кадровую службу также необходимо работнику предъявить документ, на основании которого была изменена фамилия. Как правило, смена реквизитов производится при вступлении в брак, при этом документом основанием будет служить свидетельство о заключении брака, копию этого свидетельства и следует предоставить работодателю.
Таков порядок внесения изменений не только при смене фамилии, но и при любых других изменениях в данных работника — имени, отчество, даты рождения, пола.
Скачать образцы других заявлений в отдел кадров:
- на выдачу трудовых книжек — образец;
- на обработку персональных данных — скачать.
Оформление смены фамилии
Рассматриваемая кадровая операция подразумевает должное документальное оформление. Кроме этого, процедура должна происходить на законных основаниях. Сотрудник перед этим должен получить подтверждающие документы компетентных органов и предоставить их по месту работы.
Недопустимо начинать процедуру изменения до получения работником паспорта с новой фамилией, а также других подтверждающих документов.
Сама процедура состоит из следующих этапов:
- Приём заявления от работника с предоставлением документов.
- Составление приказа о смене фамилии.
- Внесение изменений в необходимые документы.
Рассматривая подробнее последний этап, следует сделать акцент на необходимости корректной смены фамилии в ряде документов предприятия. Первоочередным будет являться трудовая книжка работника и его личное дело.
Впоследствии следует изменить также и трудовой договор с работником. При этом допускается как заключение дополнительного соглашения, так и составление нового документа, но уже с обновлёнными данными.
Далее следует изменить свидетельство об обязательном пенсионном страховании, расчётные документы и переоформить банковскую карточку работника.
Порядок действий при смене фамилии
Законодательство предусматривает возможность каждому гражданину РФ поменять фамилию. Граждане, достигшие совершеннолетия, могут действовать самостоятельно, при смене фамилии ребенку процесс осуществляется его родителями, усыновителями либо попечителями, о чем подробнее мы поговорим в нашей следующей статье.
Важно! Смена фамилии предусматривает для заявителя обязательство в виде оплаты государственной пошлины, которая в соответствии с п. 4 статьи 333.26 Налогового кодекса РФ составляет сумму в размере 1600 рублей.
Процесс смены фамилии начинается с подачи заявления установленного образца в органы ЗАГСа, которые, в свою очередь, обязаны принять документы, внести новые данные в регистрационный журнал и предоставить соискателю соответствующее свидетельство о смене фамилии.
Важно! Органы ЗАГСа не вправе отказывать гражданам в приеме документов, если причина смены фамилии присутствует в перечне обоснованных причин для осуществления этого процесса, в противном случае ходатайство о смене фамилии рассматривается в индивидуальном порядке.
Исходя из статистики, можно определить следующие основные причины для смены фамилии, которые используют граждане РФ:
- желание одного из супругов носить общую фамилию либо вернуть свою добрачную;
- желание носить фамилию отчима или мачехи, если официальное усыновление невозможно;
- желание взять фамилию одного из родителей, если второй участия в воспитании ребенка не принимал;
- желание родителей носить с детьми общую фамилию, если по каким-либо причинам их фамилии различаются;
- желание носить фамилию родственника или иного лица, который осуществлял воспитание человека без оформления усыновления;
- желание носить фамилию, соответствующую избранной национальности;
- желание сменить фамилию, если прежняя относилась к категории труднопроизносимых;
- желание сменить фамилию, если прежняя относилась к категории неблагозвучных;
- желание сменить фамилию из религиозных соображений.
Куда и как вносятся коррективы
Для нормального функционирования организации фамилия работника должна будет измениться в:
- Трудовой книжке. Это прописано в 26 пункте Правил хранения, которые утверждены Постановлением Правительства №225 от 16 апреля 2003 года. Причем изменения вносятся аккуратно. На лицевой стороне трудовой книжки фамилия перечеркивается одной чертой (так, чтобы предыдущую можно было прочитать). А информацию о том, почему это делается – ссылку на приказ с номером и датой – размещают на внутренней стороне обложки. Все заверяется «автографом» руководителя либо начальника кадровой службы и печатью организации.
- Личной карточке работника по форме Т-2.
- В личном деле. Оно должно будет содержать копию свидетельства о заключении брака.
- Трудовом договоре. Для этого составляется к нему отдельное дополнительное соглашение с прописыванием причин изменения фамилии. Есть еще один вариант – переписать весь договор заново с новой фамилией.
- Свидетельстве обязательного пенсионного страхования. В связи с Постановлением Пенсионного фонда №195п от 31 июля 2006 года оформить смену информации в этом документе может как сам работник, так и сотрудник кадровой службы компании, в которой он работает.
- Банковской карточке.
Для того чтобы руководитель учреждения мог издать приказ о смене фамилии в связи с вступлением в брак, необходимо не много документов. Достаточно будет заявления самой сотрудницы, ее паспорта и свидетельства о заключении брака.
Все бумаги при заполнении документа прикрепляются к нему. Свидетельство о вступлении в брак предоставляется при этом в виде копий, причем их понадобится две. Одна заверяется и подшивается в личное дело сотрудника, вторая – прикрепляется к приказу о смене фамилии в связи с вступлением в брак (в качестве основания). Согласно Федеральному закону №143-ФЗ от 15 ноября 1997 года брак оформляется соответствующими документами. Фиксация этого факта всегда будет находиться на руках у сотрудника, пожелавшего сменить фамилию.
Обратите внимание, что формирование приказа возможно только после получения работником на руки паспорта с новой фамилией. Издание приказа раньше этого срока будет нарушением.
Основания для изменения фамилии работника
Причины, по которым сотрудниками могут меняться свои фамилии, достаточно разнообразны и все они зафиксированы в нормативной базе страны. Так, стремление к обретению новой фамилии может быть вызвано неблагозвучностью прежней. Закон также допускает такие изменения по религиозным убеждениям человека либо же по иным причинам, носящим субъективный характер.
Для работодателя самым распространённым примером, которому следует уделить внимание, является заключение и расторжение брака его подчиненным.
При наличии одобрения изменения фамилии компетентным органом в любом перечисленном случае гражданин обязан самостоятельно уведомить все учреждения, где необходимо внести изменения. Одним из них, конечно же, является место работы.
Внутри предприятия такая процедура регулируется, как правило, локальным правовым актом. Помимо прочего, им также устанавливается ответственность за несвоевременное сообщение об изменении фамилии.
Также обязанность может быть указана как в трудовом или коллективном договорах, так и в должностной инструкции. Важно, чтобы с таким ЛНА в обязательном порядке были ознакомлены все работники предприятия.