Инвентаризация при смене руководителя организации

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инвентаризация при смене руководителя организации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Как правильно организовать инвентаризацию?

2. Какие документы нужны?

3. Шаг 3. Заявление для ФНС и ЕГРЮЛ

4. В чем заключается процедура передачи дел?

5. Передача дел при смене генерального директора, инвентаризация, образец акта приема-передачи

6. Создание инвентаризационной комиссии

7. Порядок проведения инвентаризации

8. В каких случаях проведение инвентаризации является обязательным?

9. Проведение годовой инвентаризации в учреждении

10. Что следует инвентаризировать при передаче дел?

11. Объекты инвентаризации

12. Особенности инвентаризации при смене руководителя

13. Использование современных технологий в инвентаризации

14. Причины проведения инвентаризации

15. Как провести инвентаризацию при смене директора

16. Повышение эффективности управления

Реальное наличие имущества и состояние обязательств в организации проверяет инвентаризационная комиссия (постоянно действующая). Если объем работ большой – можно создать несколько рабочих комиссий. Перечень должностных лиц, которые войдут в состав комиссии, утверждает руководитель.

Как правильно организовать инвентаризацию?

Проведение инвентаризации при смене руководителя включает следующие этапы:

Издание распорядительного документа (приказа) о создании инвентаризационной комиссии.
Установка остатков на дату инвентаризации, группировка материальных активов в порядке, удобном для подсчета.
Проведение проверки. Если не удалось провести инвентаризацию за один день – ее завершение переносят на следующий день. При этом председатель комиссии должен опломбировать все помещения, которые подлежат проверке. Если в описях были обнаружены ошибки – необходимо сразу провести контрольную проверку и внести исправления в документы.
Оформление результатов инвентаризации (документальное).

Какие документы нужны?

Инвентаризация при смене головы проводится после оформления соответствующего приказа (можно использовать форму ИНВ-22). В приказе об описи необходимо указать: место осмотра, конкретные даты, основание для проверки описи, состав комиссии.

В ходе проверки членами комиссии оформляется ряд документов, в том числе.:

Инвентарные списки ОС (№ ИНВ-1), нематериальных активов (№ ИНВ-1а), товаров и материальных ценностей (№ ИНВ-3) и т.д.,
Отчеты расчетной инвентаризации (№ ИНВ-17),
При обнаружении расхождений между реальным состоянием и данными бухгалтерского учета составляются сравнительные таблицы (например, № ИНВ-18 для нематериальных активов, № ИНВ-19 для ТМЦ).

Итоговым документом является «Отчет о результатах инвентаризации», который можно заполнить по форме №. ИНВ-26.

Шаг 3. Заявление для ФНС и ЕГРЮЛ

Следующий шаг после принятия решения об увольнении руководителя и решения кадровых вопросов – уведомление налоговой службы. Аналогичные данные об изменениях должны быть зарегистрированы в ЕГРЮЛ и отражены в уставе ООО. Для этого уполномоченное лицо заполняет заявление по форме Р13014, которое подлежит обязательному нотариальному удостоверению.

Графы для заполнения:

титульная страница 001 – данные об обществе с ограниченной ответственностью;
лист И – первый экземпляр – информация об увольняемом сувбъекте, 2 экземпляр – об вновь назначенном;
лист П – идентифицирующие данные заявителя и его подпись, проставленная в присутствии нотариуса или представителя ФНС.

В чем заключается процедура передачи дел?

Законодательно процедура передачи дел при смене руководителя организации государственного (муниципального) учреждения не регламентирована. Как правило, учредители бюджетных (казенных, автономных) учреждений разрабатывают ее сами и утверждают внутренними локальными актами, чаще всего приказами (в которых приводят определенный перечень организационных моментов).

Как мы уже отметили, учредитель в первую очередь должен создать комиссию, которая будет контролировать передачу хранящихся у прежнего руководителя организации документов и иных ценностей.

Стороны комиссии и правопреемник руководителя должны подписать двусторонний акт, в котором отражаются все существенные моменты, связанные с деятельностью бюджетного учреждения и его прежнего руководителя, описать состояние дел, перечислить передаваемые документы и материальные ценности, в частности:

учредительные и регистрационные документы организации;
первичные бухгалтерские документы, в том числе свидетельства в отношении объектов недвижимого имущества, принадлежащих учреждению;
договоры (контракты, соглашения), связанные с финансово-хозяйственной деятельностью организации;
лицензии, оформленные на учреждение, если оно осуществляет лицензируемый вид деятельности;
другие существенные документы, связанные с деятельностью учреждения.

Передача дел при смене генерального директора, инвентаризация, образец акта приема-передачи

Обязательной процедурой при смене директора является передача от старого директора новому учредительных и иных документов компании, за которую несет ответственность руководитель. Объем передаваемой документации может различаться в зависимости от размеров компании и выполнения директором ООО иных функций (кадровых, правовых, финансовых). Помимо собственно документации должны быть переданы бланки организации, печати, штампы, ключи от сейфов, пароли и т. п. Документом, подтверждающим факт передачи и фиксирующим перечень переданных бумаг, является акт приема-передачи. Образец акта приема-передачи при смене руководителя вы можете скачать на нашем сайте. Форма не меняется уже несколько лет, так что образец актуален.

Среди основных целей, которые ставятся:

подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
проверка правильности выведения результатов;
выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
контроль правильности информации;
если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.

Кроме основных целей и задач, те, кто входит в комиссию по инвентаризации, должны быть осведомлены и о других обязанностях, входящих в компетенцию проверяющих:

инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
инструктаж работников.

Среди требований следует выделять:

получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.

Перед началом работ комиссия должны выяснить, есть ли на предприятиях сигнализация или помещения под охраной, проконтролировать расположение всех сейфов и других шкафов для ценностей, узнать соответствует ли хранение материальных активов соответствующим постановлениям и законодательству.

При проведении описей обязательно вносить данные в полной мере, не допуская ошибок, опечаток или любых неточностей. В том числе следует проверить это при завершении. Также важно присутствовать на всех этапах, участвовать в подготовке итогового отчета и поставить подпись в соответствующей графе результата проверки.

Создание инвентаризационной комиссии

Сам директор не может входить в состав созданной комиссии. Запрещено включать в нее материально-ответственных лиц для проверки активов, за хранение которых они отвечают.

Членами комиссии могут быть: работники бухгалтерской службы, экономисты, инженеры, юристы, работники технической службы и пр. Также в состав комиссии можно включить представителей независимых аудиторских организаций. Если во время инвентаризации отсутствует хоть один член комиссии (и приказом не произведена его замена) – ее результаты признаются недействительными.

Порядок проведения инвентаризации

При проведении инвентаризации фактическое наличие должно выявляться по всем активам и обязательствам, считающимся объектами этой инвентаризации. Фактическое наличие активов и обязательств должно выявляться путем установления их действительного существования, оценки их состояния и обоснованности нахождения у экономического субъекта.

Фактическое наличие объектов инвентаризации должно определяться:

путем подсчета, взвешивания, обмера, осмотра. В случае, когда применение способов выявления фактического наличия отдельных видов активов, предусмотренных ФСБУ 28/2023, невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация);
путем проверки документов, выполнения расчетов в отношении активов, относящихся к нематериальным активам и капитальным вложениям в них, денежным средствам на счетах в кредитных и иных организациях, финансовым вложениям, дебиторской задолженности, и иных аналогичных активов, обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств, источников финансирования деятельности экономического субъекта, объектов бухгалтерского учета, которые согласно федеральным стандартам бухгалтерского учета не признаются в составе обязательств, но подлежат отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности, имущественных прав и обязательств, не учтенных экономическим субъектом.

В каких случаях проведение инвентаризации является обязательным?

Проведение инвентаризации в учреждениях обязательно (п. 80 СГС «Концептуальные основы»):

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользование, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ и нормативными правовыми актами РФ.

Среди основных целей, которые ставятся:

подготовка и обеспечение проведения в назначенную дату;
проверка правильности выведения результатов;
выявление обоснованности предложенных зачетов по пересортице;
вынесение предложений о порядке урегулирования недостач;
контроль правильности информации;
если выявлены нарушения в ходе процесса, инициация повторного осмотра.

инициатива о внеплановых ревизиях, в случае необходимости ложится на членов постоянной группы;
принятие мер по обеспечению сохранности и целостности активов, также их зона ответственности;
инструктаж работников.

Среди требований следует выделять:

получение документации, необходимой для контроля, в том числе последних расходных и приходных бумаг;
обеспечение точности и всей полноты внесенных данных в описи;
проверка на наличие неточностей и ошибок перед завершением процедуры.

Проведение годовой инвентаризации в учреждении

После того как комиссия закончила проводить инвентаризацию, проводят заседание. Во время него определяют основные результаты и выявленные расхождения. Одновременно устанавливают причину несоответствий и способы исправления ситуации. По результатам составляется протокол заседания. Обычно этот документ имеет такую структуру:

наименование компании с указанием организационно-правовой формы;
название подразделения, где проводилась инвентаризация;
наименование документа — протокол инвентаризационной комиссии;
список членов комиссии с указанием фамилий, инициалов и должностей;
описание результатов проверки;
перечень выступавших на заседании;
принятое решение;
заключение комиссии;
выявленные нарушения (если они есть);
виновные в нарушении с указанием фамилий, инициалов и должностей;
сведения о мероприятиях по устранению нарушений;
подписи председателя и всех членов комиссии;
приложения.

В качестве приложений к протоколу заседания прикрепляют следующие документы:

акты и описи проведенной инвентаризации по формам ИНВ по каждому материально ответственному сотруднику, объекту, складу или подразделению;
список неподходящей для дальнейшего использования продукции;
перечень недостающей или излишней продукции с указанием цены;
объяснительные записки материально ответственных работников или иных должностных лиц.

Добавим, что на заседании комиссия должна вынести следующие предложения:

по срокам и способам устранения недостач, по проведению служебных расследований (в случае обнаружения недостачи);
по дальнейшему пользованию устаревшей и непригодной для последующего использования продукцией;
иные предложения касательно работы с подвергшимися проверке ценностями.

Если в ходе проверки не было обнаружено нарушений, то составлять протокол нет необходимости.

На основании такого протокола руководитель издает итоговое распоряжение.

В этом документе обязательно отражается «реакция» руководства на предложения членов комиссии и конкретные указания, что необходимо сделать: провести дополнительную проверку, наказать виновных, ввести дополнительные меры безопасности. Контроль за исполнением распоряжения руководитель иногда оставляет за собой. Остановимся подробнее на структуре приказа. Его, как и аналогичный распорядительный документ, составляют по определенным правилам. В его структуре обязательно содержатся следующие пункты:

наименование организации и ее организационно-правовая форма;
реквизиты (удобно использовать фирменный бланк);
дата и номер приказа;
преамбула, в которой идет перечисление всех документов, регулирующих проведение инвентаризационной проверки (акты инвентаризации, сличительная и учетная ведомости, протокол ревизии);
приказная часть.

Что следует инвентаризировать при передаче дел?

Новому руководителю будет необходима информация о составе и наличии имущества. Как правило, чаще всего инвентаризируются материальные объекты: денежные средства в кассе учреждения, материальные запасы на складе, основные средства. Как мы уже отмечали, инвентаризация может быть выборочной. Если смена руководства в организации приходится на начало года, то данные о проведенной годовой инвентаризации перед составлением отчета за прошедший год уже имеются. Поэтому можно ограничиться проведением инвентаризации только денежных средств и материальных запасов. Особое внимание нужно уделить инвентаризации расчетов с покупателями и заказчиками и потенциальными поставщиками услуг. Чаще всего именно наличие большой дебиторской (кредиторской) задолженности вызывает вопросы.

Следует обратить внимание на то, что в силу п. 27 ст. 30 Федерального закона N 83-ФЗ в обязанности органа государственной власти (государственного органа), органа местного самоуправления, осуществляющего функции и полномочия учредителя бюджетного учреждения, при заключении трудового договора с руководителем бюджетного учреждения входит указание условия о расторжении трудового договора по инициативе работодателя в соответствии с ТК РФ при наличии у бюджетного учреждения просроченной кредиторской задолженности, превышающей предельно допустимые значения, установленные органом, осуществляющим функции и полномочия учредителя.

Объекты инвентаризации

наличия ценностей юридического лица (ИП), числящихся на балансе;
их сохранности;
соответствия условий хранения;
обязательств перед кредиторами и банками;
прав требования денежных средств;
складского учета и хозяйства;
реальности данных.

смена учредителя и директора, прочих материально ответственных лиц;
грабеж, кража;
стихийное бедствие;
реорганизация, присоединение ООО к ООО пошаговая инструкция для проведения инвентаризации во всех подобных ситуациях аналогична.

В процессе необходимо проверить все имущество юридического лица и все виды финансовых обязательств вне зависимости от их территориального нахождения. Также нужно удостовериться в наличии и корректности учета материально-производственных запасов, не принадлежащих компании, но находящихся у нее на учете, то есть полученные:

на ответственное хранение;
в аренду;
на переработку.

Проверке подлежит и не учтенное по тем или иным причинам имущество, остатки по всем счетам.

Особенности инвентаризации при смене руководителя

Одной из особенностей инвентаризации при смене руководителя является необходимость проведения детального осмотра имущества и ресурсов компании. Все активы, включая мебель, оборудование, технику, инвентарь, материалы и другие ценности, должны быть проверены на наличие и соответствие учетным данным.

Также важно учитывать, что при смене руководителя могут происходить изменения в организационной структуре, что влияет на список активов, подлежащих инвентаризации. Необходимо учесть все изменения и внести соответствующие правки в процедуру инвентаризации.

Важным аспектом инвентаризации при смене руководителя является обеспечение надлежащего контроля и документирования всего процесса. Каждый актив должен быть отмечен маркировкой или инвентарным номером, его количество и состояние должны быть зафиксированы в соответствующих документах.

Проведение инвентаризации при смене руководителя помогает обеспечить прозрачность и ответственность в учете имущества и ресурсов. Она способствует установлению мер по предотвращению возможных споров и конфликтов, связанных с учетом активов.

Использование современных технологий в инвентаризации

В настоящее время инвентаризация стала более эффективным процессом благодаря использованию современных технологий. Технический прогресс позволяет автоматизировать многие этапы инвентаризации, упрощая и ускоряя работу.

Одной из ключевых технологий, используемых в инвентаризации, является штриховое сканирование. С помощью специальных сканеров штрих-кодов можно быстро и точно считать информацию о каждом предмете на складе. Это позволяет значительно сэкономить время и снизить вероятность ошибок при подсчете товаров.

Еще одной современной технологией, применяемой в инвентаризации, является применение RFID-меток. Они позволяют автоматически определять и регистрировать предметы, снабженные RFID-тегами, без необходимости прямого контакта с ними. Этот метод позволяет проводить инвентаризацию в реальном времени и значительно повышает точность учета товаров.

Для удобства и эффективности инвентаризации широко применяется специальное программное обеспечение. Такие программы позволяют автоматически собирать и обрабатывать данные о товарах, отображать их в удобном виде и осуществлять поиск по необходимым характеристикам. Благодаря этому, руководитель может быстро получить всю необходимую информацию о складе, позволяющую принимать правильные решения.

В современной инвентаризации также широко применяются облачные технологии. Они позволяют хранить все данные о товарах и проводить инвентаризацию в облачном хранилище. Это упрощает доступ к информации и позволяет проводить инвентаризацию удаленно из любого места с подключением к интернету.

Причины проведения инвентаризации

При смене руководителя предприятия или организации проведение инвентаризации становится необходимым действием. Ниже приведены основные причины, по которым инвентаризация может потребоваться:

Смена директора: Инвентаризация может быть проведена при смене генерального директора с целью установления недостачи или выявления других аномалий в учете активов и обязательств предприятия.
Приемо-передача дел: Инвентаризация необходима при передаче дел от бывшего руководителя новому руководителю, чтобы установить фактическую наличность активов и обязательств компании.
Прекращение деятельности: При расторжении договора или прекращении деятельности предприятия инвентаризация помогает правильно учесть и оформить все активы и обязательства, чтобы избежать споров и претензий.
Создание инвентаризационной политики: Инвентаризация активов и обязательств является неотъемлемой частью бухгалтерского учета предприятия и требует разработки соответствующей политики, которая включает в себя порядок и правила проведения инвентаризации.
Проверка соответствия нормативам: Инвентаризация позволяет установить, насколько фактический учет активов и обязательств предприятия соответствует установленным нормативам и стандартам.

Необходимо также отметить, что инвентаризация должна быть проведена в соответствии с требованиями действующего законодательства РФ и нормативными актами, а также с учетом инструкции по инвентаризации, утвержденной Минфином РФ. Дополнительное внимание следует уделить составлению инвентаризационного акта, где должны быть правильно указаны все активы и обязательства предприятия.

Как провести инвентаризацию при смене директора

Для проведения инвентаризации необходимо следовать определенному порядку действий:

Подготовка документов

Перед началом инвентаризации необходимо собрать все необходимые документы, такие как приказ о назначении нового директора, договоры на имущество и финансовые обязательства, соглашения с поставщиками и другие юридически значимые документы.

Организация собрания участников инвентаризации

Для проведения инвентаризации необходимо собрать команду из участников, которые будут отвечать за правильное проведение процесса. В такую команду обычно включаются представители финансового отдела, бухгалтерии, юристы и другие специалисты.

Организация инвентаризационного дела

Инвентаризационное дело должно быть организовано таким образом, чтобы учесть все имущество и финансовые средства учреждения. Лучше всего использовать Бухгалтерский учет, чтобы иметь возможность отслеживать движение активов и обязательств.

Проведение инвентаризации

Собрав команду и организовав инвентаризационное дело, можно приступить к проведению самой инвентаризации. Следует пройтись по всем помещениям и убедиться, что все активы учреждения отображены в инвентаризационной карточке и соответствуют реальному наличию. При этом следует обратить особое внимание на нефинансовые активы, такие как оборудование, мебель, транспортные средства и т.д.

Завершение инвентаризации

После проведения инвентаризации необходимо обработать полученные результаты и составить акт инвентаризации. Этот документ служит основой для уведомления генерального дела и других заинтересованных сторон о результатах инвентаризации. Итоговые данные также должны быть переданы новому директору.

Контроль и уведомление

После завершения инвентаризации необходимо уведомить Минфин о результатах инвентаризации в установленном порядке. Также следует контролировать исполнение договорных обязательств и противостоять возможным нарушениям в процессе передачи активов новому директору.

Важно отметить, что проведение инвентаризации при смене директора — это необходимая процедура, которая помогает обеспечить прозрачность и законность передачи имущества и финансовых обязательств от одного руководителя к другому. Нарушение правил инвентаризации может повлечь за собой негативные последствия для учреждения, поэтому следует придерживаться установленного порядка и правильно организовать этот процесс.

Повышение эффективности управления

Во-первых, проведение инвентаризации при смене руководителя позволяет оценить текущее состояние организации и выявить места, требующие улучшений. Это помогает новому руководителю получить полное представление о компании и ее особенностях, а также спланировать стратегию для достижения поставленных целей.

Во-вторых, инвентаризация позволяет выявить сильные и слабые стороны организации. На основе полученных результатов руководитель может разработать план действий для оптимизации работы и улучшения производительности. Это в свою очередь способствует повышению эффективности управления и достижению успеха в работе.

В-третьих, проведение инвентаризации поможет руководителю установить контроль над бизнес-процессами и ресурсами компании. Это позволит ему определить рациональное распределение задач и ресурсов, а также выработать стратегию развития организации.

Кроме того, инвентаризация позволяет проанализировать текущую структуру управления и выявить необходимые изменения. Новому руководителю будет проще провести реорганизацию и оптимизацию бизнес-процессов на основе полученных данных. Это содействует улучшению эффективности работы организации и укреплению ее конкурентных позиций на рынке.

Таким образом, проведение инвентаризации при смене руководителя является важным этапом для повышения эффективности управления в организации. Этот процесс позволяет оценить текущее состояние компании, выявить сильные и слабые стороны, разработать план действий и оптимизировать бизнес-процессы. При правильной реализации инвентаризация помогает достичь успеха в работе и укрепить позиции организации на рынке.