Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Аудит расчетов с подотчетными лицами / Аудиторские процедуры». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.
Контроль подотчетных сумм на командировку
Вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться о потраченных командировочных. Срок отчета – три дня после возвращения из командировки. Отсчитывать надо рабочие дни. Если сотрудник вернулся из поездки в выходной день или в праздник, то трехдневный срок считают с того дня, когда он вышел на работу. Такой порядок следует из пункта 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, и пункта 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У.
Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
В бухгалтерском учете для отражения расчетов с сотрудниками организации по подотчетным суммам предназначен специальный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На счете 71 собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.
На выданные под отчет суммы счет 71 дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.
Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в кассу в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Далее эти суммы списываются со счета 94 в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).
Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.
Учет расчетов с подотчетниками регламентируется следующими нормативными документами:
- Указанием ЦБ 3210-У пункт 6.3 («Порядок ведения кассовых операций»);
- приказом Минфина № 94н («План счетов бухгалтерского учета»);
- приказом Минфина № 157н, пункты 212-219 («Единый план счетов для гос. учреждений»);
- приказом Минфина № 174н, пункты 103-106 («План счетов бюджетного учета»);
- Постановлением Правительства РФ № 729 («Размер возмещения командировочных расходов в гос. учреждениях»).
Учет расчетов по суммам, выданным в подотчет, а также аудит подотчетных лиц также регулируются внутренними распорядительными документами:
- положением о направлении сотрудников в командировки;
- приказами, распоряжениями о направлении в командировки;
- приказами, распоряжениями о представительских расходах.
Каждое предприятие, которое ведет бухгалтерские документы, как минимум раз в год составляет бухгалтерскую отчетность. Часть предприятий в обязательном порядке должно проходить аудит бухгалтерской отчетности.
Аудит форм бухгалтерской отчетности предполагает не только соответствие документов установленным формам и правильность их заполнения, но и проверку содержимого документов на достоверность.
Аудиторы проверяют следующие документы бухгалтерской отчетности:
§ бухгалтерский баланс.
§ отчет о финансовых результатах.
§ отчет об изменениях капитала.
§ отчет о движении денежных средств.
§ приложение к бухгалтерскому балансу.
Также проверяются:
— бухгалтерские регистры: журналы-ордера, главная книга, кассовая книга и т.п.;
— статистическая отчетность;
— отчетность по взносам во внебюджетные фонды;
— отчетность по налогообложению;
— уставные документы;
— результаты анализа финансово-хозяйственной деятельности;
— устные высказывания сотрудников экономического субъекта и третьих лиц;
— результаты сопоставления одних документов экономического субъекта с другими;
— результаты инвентаризации;
При аудите бухгалтерской отчетности особенное внимание уделяется подтверждению остатков по балансовым счетам и расчету финансовых показателей.
Взаимоувязка показателей Бухгалтерского баланса и Отчет о финансовых результатах.
|
Показатели Бухгалтерского Баланса |
№ графы |
Сумма |
Показатели Отчета о финансовых результатах |
№ графы |
Сумма |
Разница |
Вердикт |
|
|
Строка 1370 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» отчетный год |
гр. 4 — гр. 5 |
14 |
Строка 2400 «Чистая прибыль (убыток)» отчетного года (тождество верно, если не было расхода из чистой прибыли) |
гр. 4 |
13 |
1 |
ошибка
|
|
|
Строка 1370 «Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)» предыдущий год |
гр. 5 — гр. 6 |
-92 |
Строка 2400 «Чистая прибыль (убыток)» прошлого года |
гр. 5 |
-337 |
245 |
ошибка
|
|
|
Строка 1180 «Отложенные налоговые активы» за отчетный год |
(гр. 4 — гр. 5) |
Строка 2450 «Изменение отложенных налоговых активов» отчетного года |
гр. 4 |
верно |
||||
|
Строка 1180 «Отложенные налоговые активы» за прошлый год |
(гр. 5 — гр. 6) |
Строка 2450 «Изменение отложенных налоговых активов» прошлого года |
гр. 5 |
верно |
||||
|
Строка 1420 «Отложенные налоговые обязательства» за отчетный год |
(гр. 4 — гр. 5) |
Строка 2430 «Изменение отложенных налоговых обязательств» отчетного года |
гр. 4 |
верно |
||||
|
Строка 1420 «Отложенные налоговые обязательства» за прошлый год |
(гр. 5 — гр. 6) |
Строка 2430 «Изменение отложенных налоговых обязательств» прошлого года |
гр. 5 |
верно |
Алгоритм составления авансового отчета
Не секрет, что согласно действующему законодательству в нашей стране, каждый труженик должен получать свою заработную плату ежемесячно, причем состоит она как правило из двух частей – аванса и самой зарплаты.
При этом сотрудник бухгалтерии должен составлять отчет о выданных средствах, поскольку в противном случае возникнет путаница и будет практически невозможно установить факт получения финансовых средств сотрудником предприятия. Для этого собственно и создавался формуляр авансового отчета, который получил номер 55 и датируется 1 августом 2001-го года.
В нем содержатся все основные параметры составления документа, который при возникновении спорных вопросов или же аудиторской проверки сможет наглядно и очень быстро продемонстрировать соблюдение компанией всех норм современного законодательства, а также подтвердит грамотное использование бухгалтерских возможностей и ресурсов квалифицированным специалистом.
Аудит расчетов с подотчетными лицами: последовательность
Процедуры аудита расчетов с подотчетными лицами проходят в определенной последовательности.
- Подготовительный этап. Включает составление программы анализа документов и важных показателей деятельности предприятия. Специалист обговаривает с заказчиком цели проведения проверки и уточняет сроки передачи заключения о проделанной работе.
- Эксперт запрашивает необходимые документы для изучения и расчетов, знакомится со структурой предприятия.
- Осуществляется анализ отчетности, вычисляются соответствия одних показателей другим.
- Специалист передает заказчику выводы с результатами аудита. Каждая помарка или оплошность, допущенные в бухучете, должны подтверждаться конкретными аудиторскими доказательствами. Текст завершается рекомендациями, как исправить текущее состояние дел и избежать ошибок в будущем.
Достоверный аудит подотчетных лиц обеспечивает методика сплошной оценки. То есть анализируются буквально все авансовые отчеты. Эксперт отслеживает корректность отнесения затрат на себестоимость товаров или на расходную часть, учитывая чистый доход.
Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами
Для того чтобы проводить контроль и проверку, необходимо ориентироваться в законодательстве и порядке того, как все должно быть организовано по нормативам. Отсутствие таких знаний не даст возможности проверить такой участок в полном объеме и правильно.
Читайте так же: Уведомление о контролируемых сделках
Нормативно-правовые акты, регламентирующие такие взаимоотношения в учреждении:
- ФЗ «О бухгалтерском учете».
- Налоговый кодекс Российской Федерации.
- Постановление №749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки».
- Трудовой кодекс РФ, ст. 139.
- Порядок ведения кассовых операций.
- Другие положения, приказы, указы, регламентирующие процесс отправки людей в командировку и отнесение их понесенных затрат в размер подотчетных сумм.
Каждый аудитор должен работать по Международным стандартам аудита, то есть не обойдется без составления плана и программы.
План и программа являются дополнением друг к другу. План содержит общие стратегические и тактические цели процедуры с указанием заданий и задач, выполнение которых поставлено перед специалистом. Сама программа – это более детальное руководство к действию, где указываются участки, исследуемые вопросы, исполнители, применяемые способы, методы.
Оба эти документа должны разрабатываться с учетом главных принципов аудиторской проверки:
- Оптимальность. Применяемые способы, методы и общая методика должны обеспечивать оптимальное проведение процесса, с минимальными трудовыми и временными затратами и максимальной пользой.
- Комплексность. Все должно изучаться в комплексе, то есть авансовый отчет должен проверяться не только на наличие подписей и сроков сдачи, а также на наличие подтверждающихся документов, кассовых ордеров и т.д.
- Непрерывность. Весь процесс должен проводиться бесперебойно, с анализом участков учета, которые взаимосвязаны между собой и дополняют друг друга.
В плане и программе обязательно должны быть прописаны объекты, которые принадлежать изучению, а также указаны источники информации, которые могут обеспечить такую процедуру.
Объекты:
- Дебиторская задолженность учреждения, связанная с такой категорией лиц.
- Кредиторская задолженность компании, которая есть у субъекта деятельности перед своими сотрудниками в разрезе таких расчетов.
Виды методик такого сегмента учета могут быть такими же, как и при других направлениях:
- фактический контроль;
- документальная проверка;
- расчетные методы, аналитика.
Но в большинстве случаев используются документальны методы, проверяются документы. Также возможно применение метода расчетно-аналитического характера, когда проверяется правильность расчета суточных, понесенных расходов и т.д. Органолептические способы, то есть фактические, почти не используются.
Под подотчетными лицами понимают работников компании, у которых есть возможность получения и использования денежных средств организации, которые выдаются им наличными или по безналу. Денежные средства подотчетникам могут выдаваться как в кассе так и путем перевода на карту. В данные виды расчета включаются:
- выдача денежных средств на командировки (по РФ и за пределы РФ);
- покупку материалов с целью обеспечения производственного процесса;
- расходы, понесенные при осуществлении деятельности (представительские расходы, транспортные расходы);
- приобретение запчастей, мелкой бытовой техники;
- иные затраты согласно действующих норм законодательства.
Несмотря на то, что данный участок учета кажется на первый взгляд простым, нарушения по нему встречаются довольно часто.
Поэтому как кассир, так и бухгалтер должны учитывать некоторые особенности, соблюдать кассовую дисциплину, проводить проверку подлинности предоставленных документов, а также отсутствие мошенничества.
При проведении аудита проверке подлежат не только авансовые отчеты, но и все документы, на основании которых производится выдача денежных средств ( статью ⇒ Аудит кассовых операций 2018).
Аудит расчетов с подотчетными лицами в 2020 году
Аудит расчетов с подотчетными лицами включает в себя несколько этапов:
| Этапы проведения аудита | Что включает в себя этап |
| Этап 1: Подготовительный | На этом этапе проводится знакомство клиента и аудитора. При этом собирается необходимая информация о компании, для того, чтобы принять решение о стоимости и периоде проведения аудита. Если аудитор готов проводить проверку, то сторонами составляется обязательство, определяющее цели аудита, а также права и обязанности заказчика и исполнителя. |
| Этап 2: Составление плана проверки | Аудитор составляет график проверки и подбирает специалистов для проведения работы. |
| Этап 3: Аудит | На данном этапе происходит сбор информации, после чего она подвергается анализу. |
| Этап 4: Составление заключения | После проверки аудитором всей информации, он составляет заключение. Заключение составляется в письменном виде. Оно может быть абсолютно положительным, если противоречивых факторов не будет обнаружено, либо содержать указание на ошибки. |
Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы
В любой организации выдача денег под отчет — это обыденность. При этом периодически возникают ошибки в оформлении первичных документов и бухгалтерских проводок. В такой ситуации задача как внутреннего, так и внешнего аудита — вовремя выявить недочеты. Своевременно исправленные ошибки помогут избежать ненужных вопросов в случае налоговых проверок и оптимизировать бухучет в компании.
Аудит подотчетных лиц, как правило, проводится «сплошным» методом, то есть проверяются все подряд документы за соответствующий период.
В рамках проверки аудитор сверяет сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными, содержащимися в Главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетовыми оборотами счетов учета затрат, материальных запасов, имущества и прибыли.
Также проверяются авансовые отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, списки работников, которые имеют право получать деньги, правильность оформления командировок, корректность начисления суточных и другие документы.
Проводя аудит расчетов с подотчетными сотрудниками, проверяющий уделит внимание следующим основным моментам:
- соответствует ли перечень лиц, получивших деньги, утвержденному руководством списку;
- вовремя ли отчитывались сотрудники по выданным суммам, соблюдались ли запреты на выдачу денег не отчитавшимся работникам;
- совпадают ли фактические расходы с теми целями, на которые выдавались деньги;
- правильно ли оформлены документы по командировкам и начислены суточные;
- корректно ли отнесены представительские расходы на себестоимость продукции (транспортировка участников мероприятия, расходы на питание и т. п.);
- точно ли оформлены авансовые отчеты и прилагаемые к ним подтверждающие документы.
К основным принципам аудита расчетов с подотчетными лицами относят:
| Оптимальность | Все используемые способы и методы должны проводиться с минимальными затратами труда и времени, а также с максимальной пользой. |
| Комплексность | Все вопросы должны изучаться комплексе. Например, авансовый отчет проверяется на правильность составления самого документа, а также на наличие документов, подтверждающих трату денег и РКО. |
| Непрерывность | Аудит необходимо проводить бесперебойно, анализируя участки учета, взаимосвязанные и дополняющие друг друга. |
Важно! В качестве объектов аудита расчетов в подотчетными лицами рассматривается дебиторская и кредиторская задолженность организации по сотрудникам в рамках данных расчетов.
Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами
На законодательном уровне расчеты с подотчетными лицами регламентированы нормативными актами:
- Указания Банка России № 3210-У от 11.03.2014.
- Приказ Минфина № 157н от 01.12.2010 для бюджетников.
- Приказ Минфина № 94н от 31.10.2000 для прочих организаций и ИП.
- Учетная политика учреждения, утвержденная на финансовый год.
- Локальные акты организации (приказы и распоряжения руководителя) о сроках выдачи денег под отчет, о сроках предоставления отчетности и прочее.
Руководитель вправе установить не только срок и максимальный размер подотчетных сумм, но и перечень лиц, которым разрешено выдавать средства. Для этого составляется приказ на выдачу подотчетных сумм.
Средства выдаются на определенные цели, например, на хозяйственные нужды компании, командировочные расходы или представительские расходы. Чтобы получить деньги, сотрудник готовит заявление, в котором указывается расчет требуемой суммы, назначение, планируемый срок использования денег. С 19.08.2017 на основании изменений, внесенных в Указания ЦБР № 3210-У, заявление предоставлять не обязательно. Для получения средств достаточно одного распоряжения руководителя. Но большинство бухгалтеров продолжают требовать с сотрудников заявление или пояснительную записку с расчетом, чтобы спланировать подотчетную сумму.
На основании заявления издается приказ с указанием срока, на который выданы средства. По его истечению сотрудник обязан отчитаться: предоставить авансовый отчет и подтверждающие документы. Форма авансового отчета для бюджетников (ОКУД 0310002) утверждена приказом Минфина № 52н. учреждение вправе использовать собственный бланк на основании закона № 402-ФЗ.
Авансовый отчет проверяет ответственный бухгалтер, затем главбух, а затем его утверждает руководитель. Только после этого производятся окончательные расчеты.
Они осуществляются на счете 0 208 00 000 в разрезе каждого лица. Бухгалтерские проводки по расчетам с подотчетными лицами:
- дебет 0 208 00 560, кредит 0 201 34 610 — выдан аванс сотруднику под отчет;
- дебет 0 105 00 000, 0 302 00 000, 0 106 00 000, кредит 0 208 00 660 — приняты расходы подотчетника на соответствующие счета бухучета на основании авансового отчета и подтверждающих документов;
- дебет 0 201 34 510, кредит 0 208 00 660 — возвращен неиспользованный остаток.
В некоммерческих организациях для учета применяется счет 71, расчеты с подотчетными лицами. Взаиморасчеты производятся в разрезе каждого лица. Корреспондирующий счет при выдаче денег: счет 50 «Касса», если выданы наличные денежные средства; счет 51 «Расчетный счет», если деньги переведены на банковскую карту работника.
На основании сданного отчета бухгалтер НКО проводки по расчетам с подотчетниками:
- дебет 20, 25, 26, 44 (счета затрат), кредит 71 — расходы учтены на соответствующих счетах бухучета;
- дебет 19 «НДС», кредит 71 — выделенный налог на добавленную стоимость отнесен на правильный счет учета;
- дебет 50 «Касса», кредит 71 — возврат неизрасходованного остатка в кассу учреждения.
В первую очередь определите, на что потрачены деньги. Если на хозяйственные нужды учреждения (приобретение МЗ, ОС, ГСМ) или оплату командировочных расходов (суточные, проезд, проживание), то такие затраты принимаются к расчету налогооблагаемой базы по налогу на прибыль в полной сумме. Исключение: траты на питание сотрудников в служебных поездках.
Представительские расходы разрешено отнести на затраты. По 264 статье НК РФ, к таковым затратам относят: расходы на организацию официальных мероприятий, услуги переводчика, буфетное обслуживание. Прочие траты принимать в расчеты базы не следует.
ВАЖНО! Представительские расходы учитывают в составе прочих расходов в размере, который не превышает 4 % от фонда зарплаты за расчетный период (ст. 264 НК РФ). Для налоговиков потребуются подтверждающие документы: распоряжение о проведении мероприятия, смета затрат, отчет о проведении мероприятия, акт на списание представительских затрат и т. д.
Документы, подтверждающие расходы
Авансовый отчет проверяется на достоверность бухгалтером, утверждается руководителем и принимается к учету.
Достоверность расходов в отчете может быть подтверждена:
| Виды расходов | Прилагаемые документы |
| Хозяйственные | Кассовые и товарные чеки, накладные, БСО и т.д. |
| Командировочные | 1. Проездные документы (билеты, посадочные талоны)
2. Квитанции о предоставлении постельных принадлежностей 3. Чеки из гостиницы или договор найма жилья 4. Командировочное удостоверение 5. Чеки о прочих расходах с ведома организации, закреплены в положении о командировках |
Командировочное удостоверение обязательно для использования бюджетными и казенными учреждениями, коммерческие организации вправе его не использовать. Факт времени пребывания в командировке подтвердят: проездные документы, чеки из гостиницы.
Методика проведения аудита
- Аудит подотчетных лиц, как правило, проводится «сплошным» методом, то есть проверяются все подряд документы за соответствующий период.
- В рамках проверки аудитор сверяет сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными, содержащимися в Главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетовыми оборотами счетов учета затрат, материальных запасов, имущества и прибыли.
- Также проверяются авансовые отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, списки работников, которые имеют право получать деньги, правильность оформления командировок, корректность начисления суточных и другие документы.
- Материал по теме
Новый порядок оформления подотчетных сумм. Разъяснения ЦБ РФ
К примеру, если компания выдала сотруднику под отчет 5000 рублей, аудитор будет искать эту сумму на других счетах, отражающих соответствующие расходы и покупки. В идеале все выданные средства должны полностью и корректно отразиться на других счетах или вернуться на счет 71, а оправдательные документы должны прилагаться в полном объеме и в надлежащем виде.
Подотчет-2022: что подготовить уже сейчас
Рассмотрим ошибки, которые часто обнаруживаются при аудите:
- Предоставление наличных лицам, которых нет в перечне подотчетных сотрудников.
- Выдача средств лицам, которые не являются работниками предприятия.
- Предоставление наличных сотрудникам, которые не отчитались по авансам, выданным ранее.
- Отсутствие подтверждающих документов: приказов, командировочных удостоверений, аналитического учета.
Также часто наблюдается неправильное налогообложение командировочных трат. Рассматриваемые ошибки могут привести к тому, что возникнет неразбериха касательно трат компании и учета средств, выделяемых на эти расходы. Сотрудники, наблюдая отсутствие системы отчетности, могут неправомерно пользоваться средствами компании.
Выполнив задание организации, сотрудник обязан отчитаться о потраченных деньгах. Срок отчета – три дня с окончания срока, на который был выдан аванс. Работник представляет в бухгалтерию:
- авансовый отчет (по унифицированной форме АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55, либо по самостоятельно разработанной организацией форме);
- первичные документы, подтверждающие расходы.
На лицевой стороне авансового отчета сотрудник указывает: фамилию и инициалы, должность, назначение аванса и т. д. На оборотной стороне он перечисляет все расходы за счет аванса и указывает реквизиты подтверждающих документов. Подтверждающие документы сотрудник прикладывает к авансовому отчету. Бухгалтер при поступлении авансового отчета заполняет в нем расписку (отрывную часть отчета) и передает ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке.
Учет и контроль расчетов с подотчетными лицами
В любой организации выдача денег под отчет — это обыденность. При этом периодически возникают ошибки в оформлении первичных документов и бухгалтерских проводок. В такой ситуации задача как внутреннего, так и внешнего аудита — вовремя выявить недочеты. Своевременно исправленные ошибки помогут избежать ненужных вопросов в случае налоговых проверок и оптимизировать бухучет в компании.
Аудит подотчетных лиц, как правило, проводится «сплошным» методом, то есть проверяются все подряд документы за соответствующий период.
В рамках проверки аудитор сверяет сальдо счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с данными, содержащимися в Главной книге, а также кредитовые обороты по данному счету с дебетовыми оборотами счетов учета затрат, материальных запасов, имущества и прибыли.
Также проверяются авансовые отчеты с приложенными к ним подтверждающими документами, списки работников, которые имеют право получать деньги, правильность оформления командировок, корректность начисления суточных и другие документы.
Проводя аудит расчетов с подотчетными сотрудниками, проверяющий уделит внимание следующим основным моментам:
- соответствует ли перечень лиц, получивших деньги, утвержденному руководством списку;
- вовремя ли отчитывались сотрудники по выданным суммам, соблюдались ли запреты на выдачу денег не отчитавшимся работникам;
- совпадают ли фактические расходы с теми целями, на которые выдавались деньги;
- правильно ли оформлены документы по командировкам и начислены суточные;
- корректно ли отнесены представительские расходы на себестоимость продукции (транспортировка участников мероприятия, расходы на питание и т. п.);
- точно ли оформлены авансовые отчеты и прилагаемые к ним подтверждающие документы.
- Расчеты с подотчетными лицами
- Подотчетные суммы
- Выдача денежных средств под отчет наличными
- Выдача подотчетных сумм безналичным способом
- Авансовый отчет
- Подтверждающие документы
- Кассовые чеки
- Компенсация расходов работников в интересах организации
Как провести аудит расчетов с подотчетными лицами
- Оформление подотчетных денег начинается с заявления подотчетного лица или приказа (распоряжения) работодателя.
- На основе этого документа наличные средства выдаются из кассы или расчетного счета после оформления платежных документов (РКО или платежного поручения).
- Чтобы отчитаться за потраченные подотчетные средства, сотруднику необходимо собрать подтверждающие документы и заполнить авансовый отчет.
- Если документы по подотчетным суммам оформлены с ошибками или авансовый отчет не представлен, а выданный под отчет аванс не возвращен, возникают налоговые риски.
Для отражения операции по выданным суммам в бухгалтерском учёте применяется специальный счёт 71 «Расчёты с подотчётными лицами». Он активно-пассивный, и может иметь сальдо как по дебету, так и по кредиту. Аналитический учёт по 71 счёту ведётся по каждому подотчётному лицу отдельно.
В дебете 71 счёта учитываются суммы:
- выданные работнику авансом;
- суммы перерасхода, которые работник оплатил собственными деньгами.
В кредите 71 счёта:
- суммы, по которым работник уже отчитался;
- возвращённые работником денежные средства.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
- Настраивается по вашим параметрам
- Учитывает совмещение налоговых режимов
Срок выплаты подотчетному лицу перерасхода устанавливается руководителем учреждения. Возможна ситуация, когда из‑за недостатка наличных денежных средств, а также по иным причинам учреждение выплачивает сумму перерасхода подотчетному лицу по истечении этого срока. Должно ли учреждение в таком случае уплатить проценты работнику в соответствии со ст. 236 ТК РФ?
Данная норма предусматривает, что при нарушении работодателем установленного срока выплаты заработной платы, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/150 действующей в это время ключевой ставки ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после определенного срока выплаты по день фактического расчета включительно. Обязанность по выплате указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.
Несвоевременно возращенную подотчетному лицу сумму перерасхода можно отнести к другим выплатам, причитающимся работникам. Следовательно, ст. 236 ТК РФ предоставляется подотчетнику право требовать проценты в случае, когда учреждение не выплатило ему своевременно сумму перерасхода по авансовому отчету.
В заключение выделим основные выводы:
- При выдаче денег под отчет необходимо проверять, числится ли за работником задолженность по предыдущим авансам.
- Когда подотчетное лицо отчитывается по полученному авансу, очень важно, чтобы оно обеспечило достаточное документальное подтверждение понесенных расходов.
- Учреждению нужно осуществлять контроль за своевременностью завершения расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать претензий контролирующих органов, а также чтобы не создавалось ситуации, когда работник может требовать уплаты процентов за несвоевременно выплаченную ему учреждением сумму перерасхода по авансовому отчету.