Переход на электронный документооборот с 1 января 2023 года

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Переход на электронный документооборот с 1 января 2023 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

По большому счету, любой документ, принятый руководством организации, является внутренним или локальным нормативным актом. Он может касаться разных сфер деятельности, но так или иначе связан со взаимоотношениями между работодателем и сотрудниками.

Локальный акт должен быть принят в соответствии с нормами законодательства и не может им противоречить. Его основное назначение — регламентировать конкретные вопросы трудовых отношений, чтобы более эффективно управлять персоналом. При этом в соответствии со статьей 8 Трудового кодекса, внутренние акты не могут ухудшать положение работника по сравнению с тем, которое гарантировано ему Трудовым кодексом.

Локальный нормативный акт обладает такими признаками:

1. Ограниченность действия — акт действует только внутри компании, в которой он принят.
2. Обязательность исполнения теми лицами, в отношении которых он принят.

Изменение и отмена ЛПА

Понимание того, какие документы — это локальные акты, а какие нет, представляется в виде ключа к грамотной организации рабочего процесса. Нетрудно догадаться, что все поправки, вносимые в представленные бумаги, должны оформляться путем выпуска соответствующих приказов. Причем самостоятельно варьировать различные условия, прописанные в подобных бланках, работодатель не может от слова совсем. Предупреждать персонал о грядущих формациях следует не менее, чем за два месяца до их финального утверждения в рамках предприятия. Именно о таком правиле рассказывают выкладки, присутствующие в ст. 74 Трудового кодекса Российской Федерации. В аналогичном порядке выполняется и отмена всевозможных НПА, регламентировать которую можно в любой момент.

Нормативная база предприятия на локальном уровне оформляется в несколько этапов:

Этап	Описание этапа
Утверждение специалиста для разработки ЛНА	Акты разрабатываются с учётом компетенций сотрудников. Например, разработку правил внутреннего распорядка, как правило, поручают кадровому специалисту. А разработку положений об оплате труда могут возложить на специалистов финансового отдела организации.
Подготовка ЛНА	В документе указывается следующая информация: реквизиты работодателя — если это ИП, то указывается его Ф.И.О., если это юридическое лицо, то прописывается его наименование; название документа — это могут быть инструкции, правила, положения или акты; дата и место оформления ЛНА; номенклатурный регистрационный номер; дата вступления в силу; трудовые нормы, которые вводятся актом; место для подписи и печати руководителя, подписи представителя сотрудников и/или профсоюза.
Согласование документа	Документ нужно согласовывать с представителями сотрудников и/или с профсоюзами. В некоторых случаях обязательно согласование обязательно с самими работниками — например, при утверждении графика отпусков, вахтового расписания.
Утверждение акта руководителем	На ЛНА ставит подпись и печать руководитель организации или ИП. Как правило, документ вводится в действие выпуском отдельного приказа.
Ознакомление работников	Сотрудники обязаны познакомиться с положениями ЛНА и подписать отдельный документ, в котором они подтверждают, что знакомы с нововведениями. Если гражданина ещё только принимают в штат, то ему необходимо дать возможность ознакомиться с актами до подписания трудового контракта.
Передача на хранение	ЛНА направляется на хранение в конкретное дело. На документе ставится номер дела, дата передачи на хранение и подпись уполномоченного сотрудника.

Эксперимент по внедрению кадрового электронного документооборота

5 мая 2020 года по инициативе Минтруда РФ стартовал эксперимент по кадровому электронному документообороту. Основанием для этого стал Федеральный закон от 24 апреля 2020 года № 122-ФЗ. Участие в эксперименте позволяло любой организации полностью отказаться от документов на бумаге. Участники получали право вести всю кадровую документацию в электронном формате с возможностью заверять документы любым видом подписи, за исключением трудового договора, который разрешалось подписывать только квалифицированной или неквалифицированной электронной подписью.

Эксперимент по внедрению обязательного КЭДО представляет интерес для многих работодателей, поскольку в период пандемии им приходится подписывать кадровые документы с работниками дистанционно. Кроме того, это совпало с проводимой государством последовательной цифровизацией многих сфер жизни, в том числе сферы социально-трудовых отношений. Например:

• большинство госуслуг теперь можно получить в режиме онлайн;
• трудовые книжки для впервые устроившихся на работу сотрудников с 1 января 2021 года оформляются только в электронном виде;
• при проведении проверок надзорные органы всё чаще запрашивают электронные документы и т.д.

Формирование первичных документов на бумажном носителе

При установлении правил документооборота автономным учреждениям необходимо учитывать положения Приказа Минфина России от 30.03.2015 № 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета по унифицированным формам в виде электронных документов.

Формирование на бумажном носителе первичных учетных документов по унифицированным формам документов, утвержденным Приказом № 52н, допустимо в следующих случаях (Письмо Минфина России № 02-07-07/98091):

• при обеспечении соблюдения требований законодательства РФ о защите обрабатываемых персональных данных, а также сведений, составляющих государственную тайну, и иной информации с ограниченным доступом, не содержащей сведения, составляющие государственную тайну;

• при отсутствии технической возможности (при условии представления в бухгалтерию электронного образа такого документа).

* * *

В заключение определим основные мероприятия, которые необходимо реализовать для обеспечения успешного перехода на применение Приказа № 61н с 1 января 2023 года:

1. Привести учетную политику автономного учреждения в соответствие требованиям Приказа № 61н, в том числе внести дополнения в график документооборота с учетом использования электронных документов (определить сроки формирования, подписания, утверждения электронных документов, передачи первичных (сводных) учетных документов для их отражения в бухгалтерском учете).

2. Обеспечить наличие в программном продукте, используемом автономным учреждением для ведения бухгалтерского учета, реализованных форм электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, которые обязательны к применению с 1 января 2023 года.

3. Обеспечить техническую возможность обмена электронными документами.

4. Определить список лиц, ответственных за формирование и подписание электронных документов.

5. Обеспечить всех сотрудников, составляющих и подписывающих электронные документы, простой ЭП или ЭЦП в соответствии с полномочиями на подписание и утверждение документов, определенных Приказом № 61н.

6. Обеспечить всех должностных лиц, утверждающих и согласовывающих электронные документы, ЭЦП.

7. Провести мероприятия по синхронизации справочников ГИИС «Электронный бюджет» и программного продукта, используемого в автономном учреждении для ведения бухгалтерского учета.

Обращаем внимание на то, что Приказом Минфина России от 28.06.2022 № 100н вносятся изменения в Приказ № 61н.

В перечень форм электронных первичных учетных документов добавят формы:

• 0510448 – акт о приеме-передаче объектов нефинансовых активов;

• 0510450 – накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов;

• 0510451 – требование-накладная;

• 0510452 – акт приемки товаров, работ, услуг;

• 0510453 – извещение о трансферте, передаваемом с условием;

• 0510521 – заявка – обоснование закупки товаров, работ, услуг малого объема через подотчетное лицо.

В перечень электронных регистров бухгалтерского учета добавят формы:

• 0509211 – карточка учета капвложений;

• 0509214 – карточка учета права пользования нефинансовым активом.

Кадровые документы (учет) с нуля: виды

Кадровое делопроизводство — это ведение кадровой документации, т. е. регламентирование и узаконивание трудовых отношений между работником и работодателем. Ведение указанной документации на предприятии поручается отделу кадров или специальному лицу, уполномоченному на то специальным приказом и обладающему особыми познаниями в этой области.

К кадровому учету принято относить следующее:

1. Оформление трудовых соглашений, договоров, приложений к ним.
2. Издание и учет различных распоряжений руководства, например приказов о приеме на работу или увольнении.
3. Оформление и учет личных карточек на сотрудников.
4. Оформление и ведение табеля учета рабочего времени.
5. Оформление и ведение различной документации, содержащей общие сведения, например журналов, реестров.

Что такое локальные нормативные акты лна

В науке локальный нормативный акт определяют, как акты, принимаемые работодателем и содержащие правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Но данное определение часто подвергается критике, так как к основным документам, которые содержат правила поведения можно отнести Правила внутреннего трудового распорядка или инструкции по охране труда. Понятие локального нормативного акта несколько шире.

Для его определения лучше воспользоваться положениями ст. 8 ТК РФ: локальный нормативный правовой акт (ЛНПА) – документ, содержащий нормы трудового права, рассчитанный на неоднократное применение и устанавливающий права и обязанности организации, всех или отдельных категорий ее работников, который принимается работодателем в пределах его компетенции в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями.

Нужно ли знакомить с данными документами сотрудников

Если в организации действует локальный акт, то с ним должен быть ознакомлен под роспись каждый сотрудник, который трудится здесь. Это можно делать несколькими способами:

• Непосредственно в самом нормативном акте. Для этих целей на последнем листе документа можно создать специальную таблицу, где будут проставляться фамилии работников, даты и личные подписи. Такого рода ознакомление вызывает наибольшую степень доверия у проверяющих и судебных органов, поскольку не позволяет администрации каким-либо образом изменить документ в одностороннем порядке, либо вообще заменить его на новую версию.
• Подписи проставляются на отдельном листе ознакомления работников. Такой лист можно прикладывать к каждому нормативному акту, либо заводить один единый для всех действующих документов в компании. В таком листе очень важную позицию занимает графа с указанием даты ознакомления, поскольку это в дальнейшем позволит соотнести факт ознакомления с действующей на тот момент редакцией документа. Фактически, подписи с каждого работника необходимо брать при каждом случае внесения изменений в локальный акт.
• Вместо листка ведется отдельный журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Его листы необходимо прошить, пронумеровать, а записи вносить в каждую строчку без пропусков, либо производить сквозную нумерацию строк. Одна строка должна соответствовать ознакомлению с одним нормативным актом.
• Внесение в трудовое соглашение пункта о том, что при его подписании работником ознакомился с действующими нормативными актами. Особенностью указанного способа является то, что в организации не предусмотрены ни журналы для ознакомления с актами, ни опросные листы, ни другие способы. Работник в момент подписания соглашения и проставления отметки о получении его на руки, делает еще одну отметку о том, что с действующими локальными актами он ознакомлен. При инициации судебного разбирательства, суд признает данный способ правомочным и считает, что работник принял на себя обязательства, указанные в нормативных документах.

Локальные нормативные акты работодателя — разберемся в нюансах

Готовый и оформленный документ проходит согласование у представителей структурных подразделений, к которым он имеет отношение. Если у согласователей есть замечания, они передают их разработчику в письменной форме. Если замечаний нет — ставят свою визу в отведенном для этого поле.

Согласно ТК, локальные нормативные акты следует согласовать с профсоюзом или другим органом представительства рабочих (статья 372 ТК). У профсоюза есть 5 дней с момента ознакомления, чтобы выдвинуть свои замечания и предложения. Но есть важный нюанс: согласовывать с профсоюзом обязательно лишь там, где этот орган есть. Если же нет, документ утверждает сам руководитель. Не надо создавать союз только ради локального документа.

Локальные нормативные акты в 2022 году

Но штатное расписание — это документ для руководства компании и для кадровой службы. Сотрудники не обязаны его знать, и уж тем более, от них не потребуют «визировать» этот документ своей подписью. График отпусков тоже лучше оставлять за рамками трудовых договоров. Тем более что они составляются на каждый отдельный календарный год.

Ознакомление с локальными нормативными актами, касающимися непосредственно работника, и раньше было обязательно под роспись. И теперь такой трудовой договор фиксируется обеими сторонами соглашения. Исходя из перечисленных выше разделов документа, становится ясно, что отпадает необходимость дублировать его такими актами как Положение о премировании, Правила внутреннего трудового распорядка, Графики сменности и рядом других. Чем детальнее расписаны положения договора, тем меньше локальных нормативных актов потребуется оставлять в силе.

Локальные нормативные акты, принимаемые работодателем

Правильно оформленный коллективный договор является не локальным нормативным актом, а самостоятельным правовым документом (источником права, при нарушении которого можно обращаться в суд). Несколько статей Трудового кодекса противопоставляют колдоговор и ЛНА. В частности, 5-я статья ТК РФ устанавливает, что отношения между работодателем и сотрудниками регулируются коллективным договором и локальными нормативными актами.

Малым субъектам предпринимательства нужно знать, что если они являются микропредприятиями, то вправе отказаться от принятия ЛНА, даже обязательных, если условия, предусматриваемые такими актами, будут включены в трудовой договор (ст. 309.2 ТК РФ). К микропредприятиям относят компании, где трудится не более 15 человек, а годовой доход не превышает 120 млн. рублей.

Виды локальных нормативных актов

Традиционно считается, что локальные нормативные акты подразделяются на три вида: правила, положения и инструкции. Правила — это документ первого уровня, положение — второго, а инструкции — третьего.

Кроме того, к локальным нормативным актам относят штатное расписание и график отпусков. Причем оба эти документа постоянно подвергаются изменениям. График отпусков — 1 раз в год, а штатное расписание — по мере возникновения новых должностей. Коллективные договоры и соглашения, с правовой точки зрения, являются отдельным видом документов, не относящихся к ЛНА.

С точки зрения закона, локальные нормативные акты подразделяются на два основных вида: обязательные и необязательные. Обязательные локальные акты прописаны в TК, необязательные — согласно законодательству, не являются необходимыми для компании, и работодатель разрабатывает их, только если посчитает целесообразным.

Однако, если необязательные ЛНА приняты работодателем, то, по закону, их так же нельзя нарушать, как и обязательные.

Список обязательных ЛНА включает в себя пять пунктов. Это следующие документы:

• предусматривающие защиту персональных данных;
• регулирующие правила и размеры оплаты труда;
• правила трудового распорядка для всех сотрудников и для отдельных должностей;
• инструкции по охране труда;
• правила проведения аттестации на соответствие занимаемой должности или для последующего карьерного роста.

Каждый из этих документов имеет свои особенности, в соответствии с направлением деятельности компании и спецификой работы сотрудников.

Например, в целом компания может работать по пятидневке, но дежурные сотрудники по скользящему графику выходят и в субботу-воскресенье. Аттестация может проводится для всех сотрудников или только для руководящих должностей и т.д.

Необязательными локальными актами являются положения о:

• персонале (взаимодействии между сотрудниками);
• выдаче сотрудникам полисов ДМС (если фирма предоставляет такую возможность);
• должностных инструкциях и т. д.

Организация вправе разработать и другие виды локальных нормативных актов, но при этом все они должны соответствовать нормам ТК и другим законам. Последнее актуально в случае, если ситуация, регулируемая данным документом затрагивает еще какие-либо законы, кроме вышеуказанных.

1. Ограничения на занятие трудовой деятельностью, связанной с управлением транспортным средством.

С 1 марта 2023 года заниматься подобной деятельностью запрещено тем, у кого есть непогашенная или неснятая судимость за совершение отдельных преступлений (Федеральный закон от 11.06.2022 № 155-ФЗ). Изменение коснется в числе прочего водителей общественного транспорта и такси. Все действующие работники должны предоставить работодателю справку об отсутствии судимости, сделать это нужно до 1 сентября 2023 года. А если справки не будет (или в ней будет указываться, что судимость есть), работодатель обязан уволить сотрудника.

2. Больше выходных для сотрудников с детьми-инвалидами.

Эти изменения вводятся с сентября 2023 года (Федеральный закон от 05.12.2022 № 491-ФЗ). По письменному заявлению работодатель обязан будет предоставить четыре дополнительных оплачиваемых выходных в месяц. Подать такое заявление может один из родителей (опекунов, попечителей), осуществляющий уход за детьми-инвалидами.

3. Корректировка порядка расследования и учета профзаболеваний.

Изменения вступают в силу в марте и касаются порядка действий в этой сфере (Постановление Правительства РФ от 05.07.2022 № 1206). В частности, расширен состав комиссии для расследования профзаболевания и уточнены, какие факторы считаются объективными для замены членов комиссии. Ввели словосочетание «процент вклада» работодателей в возникновение ПЗ. Теперь комиссия будет исследовать всю историю работы заболевшего сотрудника, чтобы иметь возможность оценить, какой работодатель ранее внес вклад в возникновение заболевания и, соответственно, призвать к ответственности тех, кто нарушает условия труда. Также введен новый порядок направления сведений в центр эпиднадзора. В целом можно говорить о том, что были уточнены некоторые понятия, а также введено более тщательное исследование профессионального прошлого работника, так как не только текущий работодатель может нести ответственность за условия труда и их влияние на людей.

4. Новый порядок формирования путевого листа.

Изменения отражены в приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (вступят в силу с 1 марта 2023 года). Путевой лист – основной документ для контроля пробега транспортного средства, списания топлива, оплаты труда водителей и исчисления налогов. Приказ вводит слегка измененный (по сравнению с тем, что было раньше) состав сведений путевого листа. Исключены наименование и номер путевого листа, а добавлены сведения о том, кто составлял путевой лист. Кроме того, уточнены данные, которые надо указывать для транспортного средства, — марка и модель ТС в соответствии с паспортом.

5. Изменения в правилах трудоустройства временно пребывающих в России иностранцев.

Теперь большинству иностранцев и лиц без гражданства не требуется получать полис ДМС, соответствующие изменения вводятся с января 2023 года (Федеральные законы от 14.07.2022 № 237-ФЗ и № 240-ФЗ). Кроме того, работодатель теперь не обязан заключать с медицинской организацией договор о предоставлении платных услуг.

В 2023 году бизнес ждут следующие изменения:

• переход на единый налоговый платеж;
• уплата взносов в единый социальный фонд;
• изменение критериев перехода на упрощенку;
• проверки IT-компаний;
• второй этап перехода на АУСН;
• повышение акцизов;
• возобновление валютных проверок;
• увеличение МРОТ;
• изменение по ГПХ;
• приостановка плановых и внеплановых проверок;
• товарные знаки станут доступны для самозанятых;
• штрафы за отсутствие маркировки интернет-рекламы;
• ювелирный бизнес перейдет на ОСНО;
• маркировка новых групп товаров;
• возможность оплаты qr-кодом станет обязательной.

Похожие записи:

• Штрафы за нарушение правил проезда жд переездов
• Отчет об объеме закупок у СМП / СОНО в 2023 году (за 2022 год) по 44-ФЗ
• Минтруд разработал для самозанятых добровольно оплачиваемые ими больничные