Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что делать, если потеряна трудовая книжка?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Сначала нужно написать заявление на имя начальника последнего места работы о выдаче дубликата. Работодателю дают 15 дней, чтобы выполнить эту просьбу. Для чего дубликат? Чтобы на основании записей в нем собрать подтверждающую информацию с прежних мест работы.
Особенности заполнения дубликата ТК
Когда сотрудник при утере оригинала трудовой книжки не может принести официальные бумаги, подтверждающие другие места его трудовой деятельности, в дубликате прописывают только последнее место работы, а перед этим только общий стаж в годах, месяцах и днях (без конкретизации наименований организаций).
А если человек собрал информацию о том, где и сколько работал раньше, то пишет соответствующее заявление о выдаче дубликата и указывает в порядке очередности места его прежних работ с указанием периода с какого по какой год.
В этом случае кадровик заполняет раздел «Сведения о работе» как и было в первоисточнике. В дубликате также могут отражаться сведения о награждении и другие моменты из трудовой деятельности. Титульный лист оформляют штампом (в верхнем правом углу), который подтверждает, что этот документ — дубликат.
На этой же обложке пишут личные данные заявителя (берут эти сведения из паспорта). Работник собственноручно подписывается на титульном листе дубликата, удостоверяя таким образом верность информации. Затем специалист кадровой службы ставит свою подпись и печать организации, выдавшей дубликат ТК.
JCat.Работа предупреждает, что без дубликата при утере трудовой книжки сложно трудоустроиться, поэтому следует заранее позаботиться о наличии всех документов. Рекомендуется хранить дома заверенную по всем правилам копию трудовой книжки.
Что делать в случае утраты
Помимо оформления самого дубликата, часто требуется восстановить информацию из нее. В этом случае не важно, произошла утеря трудовой книжки работником или работодателем.
Вот инструкция, что делать, если потерял трудовую книжку, и как восстанавливать данные из нее:
Шаг 1. Обратиться к текущему работодателю или последнему из работодателей, если на момент утраты гражданин нетрудоустроен, с заявлением о выдаче дубликата трудовой. Работодатель, получивший запрос, в течение 15 дней обязан выдать дубликат. В дубликат внесут информацию о работе гражданина в компании, которая этот дубликат выдает. Если гражданину необходимо внести более ранние записи, информацию о них необходимо запрашивать.
Шаг 2. Посетить или направить письменные запросы к бывшим работодателям с просьбой предоставить справку о периоде работы гражданина у них. Если все предыдущие работодатели все еще существуют и функционируют, они предоставят необходимую информацию, которую гражданин передаст для включения в дубликат трудовой. Если организации ликвидированы, придется делать запросы дальше.
Шаг 3. Направить запросы в Пенсионный фонд РФ и государственный архив по месту нахождения работодателей о предоставлении информации о предыдущих местах. Ответ из госархива более полезен, поскольку ПФ РФ даст данные только о стаже работы и среднем заработке, он не располагает сведениями о документах, которые оформлялись в период работы на гражданина, и его наградах.
Шаг 4. Если запросы в официальные инстанции не дали результата, следует подать в суд заявление об установлении юридических фактов работы в тех или иных организациях. Суд в ходе собственного расследования тоже подаст запросы в ПФ РФ, архив и прошлым работодателям. Судебные обращения, как правило, имеют лучший результат.
Что делать при ликвидации предприятия
Если организация уже не работает, то все данные по вашей трудовой деятельности можно найти только в архивах. Как мы уже говорили, процесс решения вопроса через архив небыстрый. Но проблема усугубляется, если в архивах нет данных (вполне распространенная ситуация) или доступ к информации ограничен. Тогда вопрос решается через суд. Это длительный процесс, связанный с денежными затратами, но в некоторых случаях это единственный шанс восстановить трудовую книжку.
Трудовая книжка — главный документ для получения пенсии. При переходе на электронные носители проблем со сбором утерянных данных станет меньше, но даже сейчас шанс достаточно быстро восстановить утраченную информацию высокий и им обязательно стоит воспользоваться.
Как оформлять утерянную трудовую книжку
Новая трудовая книжка взамен утерянной, в рамках норм ПП №225 не выдается. Однако при желании работник может ее оформить самостоятельно, особенно, если предыдущих мест труда было всего несколько. Так, гражданин может купить чистый формуляр в книжном магазине и поэтапно посетить прежние места работы с просьбой о внесении записей о приеме и увольнении.
Преимуществом подобного шага является тот факт, что каждая запись будет полной и заверенной мокрой печатью компании, что предотвратит вопросы о достоверности внесенных сведений уже в процессе оформления пенсии. Если же рабочих мест, как и работодателей, было много, а общий стаж достаточно внушительный, восстановить книгу в прежнем виде будет достаточно затруднительно, поэтому желательно обратиться за помощью по последнему месту работы.
Ситуации, когда требуется восстановление
Ситуации, при которых может требоваться восстановление документа, подтверждающего стаж, разнообразны.
Среди них могут быть:
- утеря книжки самим работником;
- утеря работодателем;
- порча бланка трудовой книжки (например, в результате механического повреждения).
Отдельно закон указывает на ситуации, когда она бывает утеряна в результате непредвиденного, форс-мажорного происшествия.
Во всех вышеперечисленных случаях важно своевременно начать восстановление документа, поскольку его наличие необходимо для:
- Трудоустройства. Трудовая книжка является обязательным документом при оформлении трудовых отношений.
- Подтверждения опыта работы. Многие работодатели, при подборе персонала на некоторые должности, требует от потенциальных сотрудников определенного опыта работы по специальности.
- Подтверждение стажа работы. При обращении в ряд государственных органов, в частности в Пенсионный фонд России, трудовая книжка является единственным подтверждением, который содержит необходимые сведения о периодах осуществления рабочей деятельности.
Услуги предоставляются бесплатно
Все услуги, которые оказывают сотрудники ПФР, предоставляются на безвозмездной основе, без взимания каких-либо пошлин. Согласно закону, ПФР обязан предоставить вам справку о вашем трудовом стаже, времени и местах прежней занятости в течение 10 рабочих дней.
Эти данные и будут использованы при возобновлении книжки трудовой вашим нынешним нанимателем или на предприятии, куда вы устраиваетесь сейчас.
Но записи в дубликате трудовой книжки будут возобновлены только при условии, что вы были трудоустроены официально и получали «белую» или хотя бы «серую» зарплату. Если вы согласились в свое время на работу в теневом секторе, подтверждения трудовой деятельности вам удастся доказать разве что по решению суда и вдобавок с большим трудом.
Если потерял книжку сам работник?
Многие трудящиеся думают, что после потери документа можно будет просто начать все с нуля и обзавестись новым. Но не стоит забывать о том, что теряется стаж, а это гарантирует значительное уменьшение пенсии. Если, к примеру, у тридцатилетнего работника будет пустая трудовая книжка при трудоустройстве, это скажется на будущем сотрудничестве. Охотнее возьмут человека, который может показать свои документированные достижения в карьере за все время.
При потере трудовой книжки во время первого рабочего опыта, если есть только одна запись, свидетельствующая об опыте в 3 месяца, можно завести новую, не переживая о стаже. Законодательно не обязываются работники оформлять дубликаты утерянных трудовых документов. Но в статье 65 ТК РФ указано, что при отсутствии у гражданина, который поступает на работу, книжки по причине ее потери, повреждения или другой, работодатель должен после получения письменно оформленного заявления сотрудника с обозначенными аргументированными причинами начать оформление новой документации.
Если был потерян документ, свидетельствующий более чем о 15 годах стажа с наградами, работник может подать заявление о потере руководству по месту последнего трудоустройства. Работодателем выдается для работника дубликат трудового документа не позже 15 рабочих дней с момента подачи прошения. Данный вопрос регулируется Постановлением «О трудовых книжках».
Работник должен подать заявление на имя руководства отдела кадров. В заявлении указывают прошение восстановить документ, описывают причины потери. Помимо заявления подается такая документация:
- Приказ о том, что лицо было зачислено в штат или уволено из него (при наличии);
- заверенная у нотариуса копия трудового документа (при наличии);
- при наличии старые трудовые книжки, договоры с работодателем;
- ведомости о начислении заработных плат в виде копий при наличии;
- выписка по пенсионному страхованию.
Как оформить пенсию если утеряна трудовая книжка
Чтобы получать пенсию, необходимо достичь определённого возраста, а также иметь определённый стаж. Сведения о последнем заносятся в трудовую книжку. Но как быть, если этот основной документ утерян или испорчен?
Многие будущие пенсионеры считают, что если трудовая книжка утеряна, то и стаж утерян вместе с ней. Это не так! Пенсионный фонд России, в чьи обязанности входит контроль за начислением и выплатой пенсий при соблюдении всех условий, ведёт учёт всех граждан РФ, имеющий права на такие выплаты от государства.
В ПРФ хранятся следующие данные:
- ФИО;
- личные данные о дате и месте рождения;
- паспортные данные;
- данные СНИЛС;
- сведения стаже.
Восстановление трудовой книжке при потере работником
Трудящийся, лишившись данного документа, часто просто заводит новую книжку, когда записи в потерянной немногочисленны. Однако лучше восстановить все записи о местах работы, так как без этих данных утрачиваются годы, зачисленные в стаж.
Порядок действий работника таков:
- Подача заявления работодателю об оформлении дубликата ТК;
- Самостоятельный сбор справок о трудовой деятельности в предыдущих фирмах или заказ справки в ПФР.
Где получить подтверждение трудоустройства
Как восстановить трудовую книжку, если ее копия не сохранилась? Действуем следующим образом.
- Подаем в Пенсионный фонд РФ запрос о восстановлении ТрК. Через 10 дней получаем справку, в которой будут перечислены все официальные места работы с датами приема-увольнения, начиная с 2002 года, а также общая продолжительность стажа.
- Если необходима информация о более раннем периоде – обращаемся в госархив города, в котором находилось предприятие-работодатель, и запрашиваем у них информацию. Это, кстати, придется сделать и в том случае, если одно из предыдущих мест работы было ликвидировано, либо данных о нем нет в справке из ПФР.
- Собрав все подтверждения, обращаемся либо в МФЦ, либо к последнему из работодателей для заполнения нового бланка.
Если организация, выступавшая последним местом работы гражданина, ликвидирована, необходимо обратиться в суд для получения дубликата ТрК. Сбором прочей информации о предыдущих местах работы в этом случае буду заниматься судебные инстанции.
Напоминаем, что даже если Вы досконально изучите все данные, находящиеся в открытом доступе, это не заменит Вам опыта профессиональных юристов! Чтобы получить подробную бесплатную консультацию и максимально надежно решить Ваш вопрос — Вы можете обратиться к специалистам через онлайн-форму.
Что делать если работник потерял трудовую книжку
- Обратиться к последнему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
- На рассмотрение заявления и выдачу дубликата работодателю выделяется 15 дней. В течение этого срока наниматель обязан удовлетворить запрос бывшего сотрудника.
- В трудовую книжку бывший работодатель не должен вносить все сведения об организациях, где ранее был трудоустроен работник. На основании предоставленных трудовых договоров, приказов и других документов, подтверждающих трудоустройство в других компаниях, указывается общий стаж без указания конкретных фирм.
- утеря работником;
- утрата работодателем;
- кража (за украденные трудовые книжки несет ответственность лицо, у которого находился документ на момент совершения преступления) ;
- потеря в результате стихийных бедствий и других непредвиденных обстоятельств (пожар, неправомерные действия третьих лиц).
Что делать в том случае, если работник потерял трудовую книжку
В том случае, если сам работник потерял трудовую книжку, он вправе обратиться к своему работодателю с целью оформления нового документа путем подачи письменного заявления. Согласно ч. 5 ст. 65 Трудового кодекса РФ, при отсутствии трудовой работодатель заводит ее работнику только тогда, когда от того поступит соответствующее заявление в письменном виде.
Но что делать, если потерялась трудовая? В любом случае работник должен обратиться к директору с письменным заявлением, в котором изложено требование о выдаче дубликата. Если вы хотите восстановить все записи, занесенные в документ в течение трудовой деятельности, следует написать заявление и отнести его работодателю с тем же требованием. Так, заявление следует направлять на последнее место вашей работы и ждать ответа в течение ближайших двух недель.
Как правильно оформить дубликат трудовой книжки: образец 2021 года
Порядок того, как оформить дубликат трудовой книжки, определен законодательно и подразумевает следующие действия:
По последнему месту занятости с целью получения заменяющего документа обращается потерявший трудовую книжку.
- Руководство предприятия издает приказ соответствующему подразделению на подготовку дубликата. Обратившееся с заявлением лицо должно ознакомиться с приказом и поставить на нем свою подпись.
- Специалист работодателя собирает информацию о занятости обратившегося гражданина в прошлые периоды.
- Оформляется бланк дубликата трудовой книжки на основе действующих нормативных правил.
- Информация о повторно выданном экземпляре обязательно регистрируется в журнале учета бланков строгой отчетности.
- Заявителю передается готовый экземпляр после подписи о получении в специальном журнале.
Оформляемый бланк должен отражать содержащиеся в первоначальном варианте сведения, в том числе:
- персональные данные о гражданине;
- информацию о занятости до начала деятельности по месту последней работы;
- сведения о наградах, переводах, увольнениях;
- ссылку на основания для выполнения всех действий.
На титуле нового экземпляра (в углу справа вверху) ставится оттиск штампа «Дубликат». Здесь же добавляются сведения о гражданине из паспорта или удостоверения личности, которые не должны быть просроченными на день заполнения.
Данные о рождении гражданина указываются полностью (без сокращений), также должны указываться отчество, имя, фамилия. Диплом или аттестат служат источником информации об образовании работника и его специальности.
В случае незаконченного образования у гражданина запись будет выполнена по сведениям справки из учебного заведения или зачетной книжки. Получатель собственноручно заверяет сведения на титульном листе, а специалист кадрового подразделения ставит дату заполнения и свою подпись с печатью предприятия (кадрового подразделения).
Важно! Раздел «Сведения о работе» начинается записью, отражающей суммарный размер рабочего стажа до момента принятия сотрудника на последнее место занятости. При этом не конкретизируется, в каких организациях в прошлом и в какой период гражданин работал.
Далее фиксируют периоды занятости по определенным рабочим местам в установленном порядке по графам с 1 по 4 соответственно:
- номер записи (по порядку);
- день поступления в организацию;
- наименование предприятия и должности, на которую был оформлен работник;
- указание основания для записи в графе 3 (о приеме).
Информация о переводе на иную работу в одной организации (при наличии) выполняется аналогично.
После указанных сведений в графы с 1 по 4 заносятся данные об увольнении, включая номер записи по порядку, дату увольнения, на основании какого закона (норматива) уволен работник и документ, на основании которого выполнена запись (об увольнении). Заполненный раздел заверяют подписями сотрудника отдела кадров и владельца трудовой книжки, затем ставится печать организации-работодателя.
Все записи заносятся по предоставленным документам по каждому виду прошлой занятости работника. Информация в бланк не переносится при отсутствии полных сведений по какому-либо периоду. В раздел «Сведения о награждении» данные о ранее полученных наградах и поощрениях указываются только при получении подтверждающих документов.
С заявлением на получение дубликата трудовой книжки гражданин обращается в предприятие, являющееся для него последним местом работы. При этом не важно, является ли он уволенным на дату обращения или продолжает работать в этой структуре.
Предприятие вправе удерживать оплату за выдачу заменяющего документа в размере, соответствующем затратам на приобретение нового бланка.
- бланк испорчен не по вине обратившегося с заявлением гражданина;
- неправильно заполнен бланк (титульный лист);
- предприятием утрачены трудовые книжки сотрудников по причине чрезвычайных обстоятельств.
Заполнение производится следующим образом:
1) В правом верхнем углу титульной страницы делается запись «Дубликат».
Если предыдущая трудовая книжка имеется в наличии (например: содержащая ошибочную запись об увольнении), в ней так же на титульном листе записывается: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
2) Титульная страница дубликата заполняется на основании сведений о работнике, актуальных в настоящее время, т. е. дублировать старую информацию со всеми изменениями и дополнениями не нужно.
3) Если сотрудник до поступления к данному работодателю уже работал, то в гр. 3 сведений о работе сначала заносится подтвержденная документально информация об общем (непрерывном) стаже на предыдущих местах работы.
Общий стаж записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев и дней работы.
Ниже расшифровываются отдельные периоды работы, на которые имеются подтверждающие документы:
- в гр. 2 – дата приема на работу;
- в гр. 3. – наименование работодателя, структурное подразделение и должность, на которую был принят сотрудник. Если имеются данные о переводе внутри указанной организации, также вносятся соответствующие записи;
- далее в гр. 2 и 3 указывается дата и причина увольнения с данного места работы;
- в гр. 4 записываются наименование и реквизиты документа, на основании которого заполнены сведения (справка от работодателя, выписка из архива, судебное решение и т. д.);
Примечание: если сотрудником представлены документы, подтверждающие получение награждений, данная информация также заносится в соответствующий раздел дубликата.
Затем нужно снять копии с представленных документов, заверить их и подшить на хранение в личное дело работника, а оригиналы вернуть владельцу.
4) После восстановленных сведений в общем порядке заносятся стандартные записи о работе сотрудника в компании, которая выдает дубликат.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.
Дубликат– это повторный экземпляр трудовой книжки с аналогичной юридической силой. Он так же подтверждает квалификацию, стаж, опыт.
Согласно п. 32 Инструкции по заполнению, утвержденной Постановлением Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003г., дубликат должен содержать такие сведения:
- персональные данные сотрудника;
- общий и/или непрерывный стаж до текущего трудоустройства (утраченные сведения подтверждаются документами от предыдущего работодателя);
- награждения/поощрения по последнему месту работы.
Не вносятся в повторный экземпляр ошибочные сведения и записи, которые невозможно восстановить из-за отсутствия подтверждающего документа. Выдается дубликат бесплатно, хотя работодатель вправе потребовать оплату стоимости нового бланка.
Действия работодателя при найме нового работника без ТК
На работу пришел устраиваться человек, у которого утеряна трудовая книжка, как восстановить которую, он не знает. Если работодатель не интересуется сведениями о его предыдущих местах работы, он вправе не отправлять такого соискателя самостоятельно восстанавливать информацию, а принять его сразу с заведением нового документа. Для этого соискателю придется написать заявление о том, что до этого ТК ему не заводилась. Восстановления в этом случае не произойдет. Фактически, сведения о стаже понадобятся такому сотруднику в дальнейшем, для оформления пенсии, и ему все равно придется самостоятельно делать себе дубликат и обращаться в Пенсионный фонд для восстановления стажа.
Если новый сотрудник все же принес трудовую книжку, но она оказалась испорчена и вести ее дальше невозможно, работодатель самостоятельно заведет дубликат, тем самым начав процедуру восстановления, и перенести в него все возможные сведения о работе из старой книжки.
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.
Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).
Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.