Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как подготовить приказ на проведение годовой инвентаризации в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для определения фактического наличия объектов ФСБУ 28/2023 предусматривает пути подсчета, взвешивания, обмера, осмотра объектов, а когда это невозможно или излишне затратно, допускается применение альтернативных способов выявления фактического наличия объектов таких активов, обеспечивающих реализацию цели инвентаризации (в том числе видео-, фотофиксация).
Обязательное проведение инвентаризации
Проведение инвентаризации обязательно в случаях, установленных законодательством РФ, а также в случаях, прописанных в ФСБУ 28/2023 (см. таблицу 2).
Таблица 2
|
Случаи обязательного проведения инвентаризации, установленные ФСБУ 28/2023 |
Особенности обязательного проведения инвентаризации |
|
При составлении годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности |
Экономический субъект вправе проводить инвентаризацию библиотечных фондов один раз в пять лет, иных основных средств – один раз в три года. Инвентаризация осуществляется по состоянию на отчетную дату, за исключением активов, относящихся к основным средствам, нематериальным активам, капитальным вложениям, запасам, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. В районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях инвентаризация активов, относящихся к запасам, может проводиться в период их наименьших остатков |
|
При передаче (возврате) активов экономического субъекта, имущественного комплекса (за исключением обычной деятельности экономического субъекта) в аренду, управление, безвозмездное пользование, а также при отчуждении активов экономического субъекта |
Инвентаризация осуществляется непосредственно перед передачей (возвратом) в аренду, управление, безвозмездное пользование, перед отчуждением |
|
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность |
При смене работника, на которого возложена материальная ответственность, руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) инвентаризация проводится по состоянию на день приемки-передачи дел. По требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) – непосредственно по факту предъявления требования |
|
При смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50 % его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады) (при коллективной (бригадной) материальной ответственности) |
|
|
При установлении факта утраты или порчи (повреждения) активов |
Инвентаризация проводится непосредственно по установлению такого факта |
|
В случае пожара, аварии, стихийного бедствия, а также иного бедствия, в результате которого сложилась чрезвычайная ситуация |
Инвентаризация осуществляется непосредственно по окончании соответствующего события (при наличии возможности проведения инвентаризации в данный срок) |
|
При реорганизации организации, за исключением случаев реорганизации в форме преобразования |
Инвентаризация проводится перед составлением передаточного акта или разделительного баланса |
|
При ликвидации организации |
Инвентаризация осуществляется перед составлением промежуточного ликвидационного баланса |
Пошаговая инструкция по составлению приказа
Алгоритм такой:
Шаг 1. Указываем название документа.
Шаг 2. В соответствующие поля вписываем наименование организации (ИП), указываем ОКПО, пишем дату составления.
Шаг 3. Заполняем основную часть распоряжения. Здесь следует уточнить тип проверки и ее цели, перечислить участвующих в мероприятии членов инвентаризационной комиссии и ее председателя. Их имена и отчества разрешается сокращать.
Шаг 4. Указываем, какие материальные ценности и в каких отделах и обособленных подразделениях фирмы надлежит проверить.
Шаг 5. Указываем точные сроки проведения проверки с датой ее начала и окончания.
Шаг 6. Сообщаем о причинах необходимости инвентаризировать ценности.
Шаг 7. Указываем сроки сдачи итогов проверки в бухгалтерию.
Шаг 8. Заверяем документ у руководителя.
Шаг 9. Присваиваем номер и регистрируем в специальном журнале.
Шаг 10. Знакомим с ним всех заинтересованных лиц, включая работников отделов и подразделений, где пройдет проверка.
Периметр инвентаризации охватывает все имущество и обязательства, которыми организация располагает, а именно:
-
активы и обязательства, учитываемые в бухгалтерском учете непосредственно;
-
не учитываемые в составе активов, но подлежащие отражению в бухгалтерском учете на забалансовых счетах и (или) информация о которых подлежит раскрытию в бухгалтерской (финансовой) отчетности;
-
имущество, не учтенное экономическим субъектом.
Все вместе эти объекты входят в состав объектов инвентаризации. Инвентаризация имущества, не признанного в бухгалтерском учете (или признание которого прекращено), обеспечивает уверенность инвентаризационной комиссии в том, что все располагаемые объекты, которые отвечают признакам активов, учтены в их составе.
Положениями стандарта раскрывается суть инвентаризации и ее цель, установленные Федеральным законом «О бухгалтерском учете» №402-ФЗ. Фактическое наличие активов и обязательств должно выявляться путем:
-
установления их действительного существования;
-
оценки их состояния;
-
обоснованности нахождения у экономического субъекта.
Результаты инвентаризации
| Результаты инвентаризации | Способ оценки | Способ признания |
|
Излишки объектов инвентаризации |
Справедливая стоимость/Балансовая стоимость/Балансовая стоимость аналогичных активов |
Относится на доходы экономического субъекта |
|
Недостача активов, включая испорченные (поврежденные) активы |
Балансовая стоимость активов |
Относится на виновных и (или) иных лиц (при наличии оснований для ее возмещения, в том числе намерения экономического субъекта предъявить требование такого возмещения) или на расходы экономического субъекта (при отсутствии оснований для ее возмещения) с особенностями признания недостач активов, для которых экономическим субъектом установлены нормы естественной убыли (пункт 14 ФСБУ 28/2023) |
|
Возможность получения экономических выгод от использования или продажи испорченных активов |
Сумма обесценения активов определяется в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов бухгалтерского учета |
Стоимость активов корректируется на сумму их обесценения |
|
Пересортица активов |
Балансовая стоимость активов |
Зачет допускается в исключительных случаях за один и тот же период, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении активов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Остающаяся после зачета разница отражается аналогично недостачам |
|
Наличие оснований для возмещения недостачи активов экономическому субъекту, для признания дебиторской задолженности сомнительной или безнадежной, для списания обязательств, для доначисления или досписания иных объектов бухгалтерского учета |
Расхождения в суммах оценочных обязательств, отложенных налоговых активов и обязательств – в суммах, подтвержденных соответствующими расчетами/ |
Списываются (досписываются) или доначисляются в соответствии с федеральными стандартами бухгалтерского учета соответствующих объектов бухгалтерского учета |
Что будет, если инвентаризацию перед годовым отчетом не проводить
Каких-либо отдельных наказаний за это не предусмотрено, но выполненная проверка поможет показать, что на предприятии все в порядке, если налоговая вдруг обнаружит что-то подозрительное и нагрянет с инспекцией. Если убедительных свидетельств прозрачности ведения дел у вас не окажется, получите штраф до 20 тысяч рублей, хотя главная неприятность — это возможная блокировка деятельности компании на срок от 1 до 3 лет. Плюс, если нарушение посчитают грубым, с точки зрения налогообложения, с вас дополнительно стянут еще от 10 до 40 тысяч рублей.
Кроме того, ревизию лучше регулярно осуществлять для оптимизации своей работы. Потому что она даст представление о реальном состоянии активов, о количестве хранящейся продукции и сырья, о моральном устаревании оборудования и многих других важных вещах.
Что представляет собой процедура инвентаризации
Инвентаризация — процедура проверки количественных и качественных характеристик имущества учреждения и состояний его финансовых обязательств на установленную дату, обеспечивающая контроль за его сохранностью. Производится путем сверки фактических данных с регистрами бухгалтерского учета.
Инвентаризацию имущества и обязательств необходимо проводить каждый год — перед составлением годовой отчетности. Сверку основных средств разрешено проводить раз в три года: инвентаризация в бюджетном учреждении в 2023 году с новыми стандартами проводится еще с 2018 года, после вступления в силу стандарта для госсектора «Основные средства» (Приказ Минфина № 257н от 31.12.2016).
Инвентаризационная проверка регулируется:
- 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011;
- Приказом Минфина № 49 от 13.06.1995, утверждающим методические указания по данной процедуре и регламентирующим порядок ее проведения;
- локальным положением организации об инвентаризации.
Сроки инвентаризационного контроля учреждение устанавливает самостоятельно либо в учетной политике, либо отдельными распоряжениями руководства. По общему правилу опись проводится ежегодно, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, но не ранее 1 ноября (регламент для основных средств).
Как оформлять результаты проверки
По факту проведения проверочных мероприятий ИК анализирует полученную информацию и составляет на ее основании опись (акт инвентаризации). Под актами должны расписаться материально ответственные лица, засвидетельствовав тем самым свое присутствие и согласие с итогами процесса сверки.
Если в ходе проверки были выявлены излишки или недостачи, ведущие к расхождениям с данными бухучета, формируется сличительная ведомость. Для основных средств унифицированные формы итоговой документации будут фиксироваться в описи ИНВ-1 и ведомости ИНВ-18.
После завершения процесса анализа итоговых сведений проводится заседание инвентаризационной комиссии, на котором фиксируются результаты проведенной оценки и определяются возможные варианты исправления обнаруженных нарушений. После собрания составляются протокол и ведомость (многие используют форму ИНВ-26 из постановления ГКС № 26 от 27.03.2000), в которой фиксируют отсутствие (наличие) расхождений и варианты устранения ошибок.
Когда проводится внеплановая инвентаризация
Не только руководитель фирмы может проверять кассу предприятия. Инвентаризацию также вправе инициировать контролирующие лица со стороны:
- члены ревизионной комиссии из вышестоящего предприятия;
- работники следственных органов;
- инспекторы ФНС.
Они вправе устроить инвентаризацию предприятия в любое время, если у них появится повод. Поэтому ее называют внеплановой. Контролирующие органы устраивают инвентаризацию денежных средств по разным причинам. Например, чтобы:
- укрепить финансовую дисциплину внутри предприятия;
- найти ошибки в учете;
- предупредить финансовые нарушения со стороны бизнеса или провести расследование по уже случившимся и т.д.
Положение о проведении инвентаризации на предприятии
Подобный вид контроля осуществляется строго по правилам, которые зафиксированы действующим законодательством. Необходимость законодательного регулирования объясняется тем, что лишь результаты инвентаризации должным образом подтверждают сам факт существования, а также состояние имущества и обязательств компании.
В этом разделе укажите, что настоящий акт устанавливает порядок проведения инвентаризации имущества и обязательств в конкретной организации.
- Общие положения.
- Порядок проведения инвентаризации.
- Особенности проведения инвентаризации отдельных видов имущества (этот раздел можно разбить на несколько подразделов, регулирующих специфику инвентаризации каждому из учетных видов имущества).
- Оформление результатов.
Кто пишет и исполняет приказ
Любой распорядительный акт организации издаётся от имени её руководителя, однако это не означает, что директор всегда лично пишет распоряжения. Начальник в устной форме поручает эту задачу одному из своих подчинённых, обладающему общими навыками работы с официальными бумагами. Это может быть бухгалтер, кадровик, секретарь или юрист. Руководитель получает на подпись уже итоговый вариант приказа.
Под исполнением приказа понимают фактическую реализацию закреплённых в нём положений. В настоящем случае исполнение распоряжения будет носить комплексный характер и варьироваться от случая к случаю. Приказ по итогам инвентаризации может содержать самые различные распоряжения, исполнение которых потребуют усилий нескольких сотрудников фирмы.
На сегодняшний день не существует общеобязательного унифицированного бланка для составления приказа по результатам инвентаризации. Настоящее распоряжение пишется на предприятии в свободной форме. Необходимо учесть, что к документу в свободной форме также предъявляются определённые требования, такие как:
- деловой стиль языка;
- обозначение реквизитов;
- подписание уполномоченными лицами;
- наличие основания и обоснования;
- конкретная структура официальной бумаги.
Написать распоряжение рекомендуется на фирменном бланке организации, так как на нём по умолчанию изложены необходимые сведения о компании. Если такового не оказалось, всегда можно воспользоваться чистым листом бумаги формата А4 и прописать реквизиты вручную.
Исполнить текст приказа допускается одним из двух стандартных способов: от руки с помощью шариковой ручки и в печатном виде при помощи компьютерных средств. Выбор лежит на плечах составляющего работника. Следует отметить, что способ изложения текста ни коим образом не влияет на юридическую силу документа.
Как провести инвентаризацию в организации
Насколько часто проводить инвентаризацию, организации определяют самостоятельно. В 2023 году обязательным является только проведение годовой инвентаризации. Это сказано в пункте 27 Приказе Минфина России № 34н от 29.07.1998 «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации».При этом инвентаризацию основных средств можно проводить один раз в три года. Принятое решение необходимо закрепить в учетной политике организации. Как правило, инвентаризацию проводят по окончанию года перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. Однако существуют случаи, когда организация должна провести инвентаризацию внепланово. Случаи могут быть следующего плана:
- ликвидация организации;
- реорганизация организации;
- смена материально-ответственных сотрудников (увольнение, перемещение, прием на работу);
- продажа имущества;
- выкуп имущества;
- передача в аренду имущества;
- воровство, хищение и т.д.;
- порча имущества;
- форс-мажорные ситуации.
Алгоритм проведения инвентаризации в организации выглядит следующим образом:
- Руководитель организации издает приказ о проведении инвентаризации. Для оформления приказа можно использовать унифицированную форму ИНВ-22, так как в данной форме содержатся все необходимые данные для проведения инвентаризации;
- На инвентаризации должны присутствовать материально-ответственные лица;
- Необходимо определиться со сроками проведения инвентаризации, утвердить состав инвентаризационной комиссии и указать всю эту информацию в приказе;
- К началу проведения инвентаризации все имущество должно быть приведено в порядок;
- Если инвентаризация проходит, например, на складе, то в процессе инвентаризации наличие имущества определяется путем подсчета, взвешивания и т.д.;
- Все данные заносятся в инвентарные описи. Инвентарную опись должны подписать все члены комиссии.
- Материально ответственное лицо должно письменно согласиться с тем, что инвентаризация проходила в его присутствии;
- Все расхождения записываются в сличительные ведомости;
- После проведения инвентаризации выясняются причины расхождения, выявленные в процессе инвентаризации;
- С материально ответственного лица берутся письменные объяснения
Инвентаризация проводится не только в отношении имущества, находящегося на балансе, но также и в отношении других объектов бухгалтерского учета, например, тех, которые находятся на забалансовых счетах.
Изменения в законодательстве: основные моменты
В соответствии с новыми требованиями, проведение инвентаризации материально-производственных запасов становится обязательным. Если непроведение инвентаризации оговорено договором, то ответственность за недостачи или излишки возлагается за компанию, а не за отдельного работника.
Периодичность проведения инвентаризации остаётся на усмотрение организации, но теперь законодательством прописаны явные требования к порядку её проведения. В том числе, есть чёткие инструкции о том, что делать, если обнаружены дефекты или недостачи.
В соответствии с пунктом 5.3. законодательства, недостачи могут возникнуть в результате краж или неправильной оценки запасов, а излишки – из-за ошибок в проведении нормировки и учёта данных. Либо же они могут вызваны непредвиденными обстоятельствами, такими как пожары или стихийные бедствия.
Для устранения недостач и избежания лишних расходов, следует защитить склады и реализовывать только те запасы, которые действительно нужны. Важно правильно оценить надлежащие меры по обеспечению безопасности и контроля запасов.
- Проведение регулярной инвентаризации
- Оценка качества продукции и установление точной нормировки
- Охрана и защита складских помещений
- Контроль за перемещением материальных ресурсов
Следует отметить, что нарушение требований, установленных законодательством, может привести к негативным последствиям, таким как снижение доходов, штрафные санкции, необходимость осуществления дополнительных расходов на устранение недостач и прочее.