Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Анализ ошибок при расчете заработной платы, методология их устранения». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Для взыскания излишне выплаченных денег работодатель вправе принять решение об удержании не позднее месяца со дня перечисления неправильной выплаты и только в том случае, если сам работник не против этого и не оспаривает размеры удержания. Если он не согласен, то работодатель вправе обратиться в суд с иском к сотруднику о взыскании ущерба.
Как отразить в учете удержание счетных ошибок?
Вне зависимости от причин переплаты она должна быть соответствующим образом оформлена в учете. Согласно п. 80 Инструкции № 162н, п. 102 Инструкции № 174н, п. 105 Инструкции № 183н задолженность работника, возникающая при перерасчете ранее выплаченной ему зарплаты, отражается методом «красное сторно» следующей корреспонденцией счетов:
-
Дебет счета 0 302 11 000
-
Кредит счета 0 206 11 000
Операции по корректировке ранее начисленных отпускных (заработной платы), НДФЛ и страховых взносов отражаются аналогичными бухгалтерскими проводками методом «красное сторно».
Требования по возмещению ущерба, образовавшегося в связи с переплатой работнику зарплаты, отражаются записью (п. 86 Инструкции № 162н, п. 109 Инструкции № 174н, п. 112 Инструкции № 183н):
-
Дебет счета 0 209 34 000
-
Кредит счета 0 206 11 000
Работнику два раза подряд перечислили заработную плату за один и тот же месяц. Каждый раз зарплата переводилась ему в полном объеме за целый месяц работы.
При этом на следующий месяц он уже был уволен из организации по причине, не связанной с излишней выплатой ему зарплаты. В результате у работника образовался необоснованный доход в сумме месячного заработка, который он не отработал из-за увольнения.
Работодатель потребовал вернуть деньги, ссылаясь на то, что «задвоение» зарплаты произошло в результате ошибки бухгалтера.
Сотрудник возвращать излишне перечисленные ему деньги отказался. Он мотивировал это тем, что не должен нести никакой ответственности за действия работодателя. Выплачивать двойную зарплату он не просил. Его вины в получении излишней зарплаты не было. Работодатель по собственной инициативе и добровольно перевел ему эти деньги на банковскую карту. Поэтому он не обязан их возвращать.
В связи с этим работодатель был вынужден обратиться в суд с иском, в котором потребовал взыскать с бывшего сотрудника излишнее перечисленную ему зарплату.
Невыполнение норм трудового законодательства и несоответствие зарплаты трудовому договору
Если при начислении бухгалтером заработной платы не учитываются отдельные положения трудового договора, то в таком случае бухгалтер может быть привлечен к ответственности. При этом наиболее частыми нарушениями в таком случае выступают:
- Невыплата сверхурочных при зафиксированной в табеле переработке;
- Невыплата предусмотренных трудовым договором премий;
- Нарушение порядка выплаты премиальных и других надбавок.
Более часто распространены случаи, когда бухгалтер действует в соответствии с трудовым договором, но вопреки трудовому законодательству. С точки зрения закона, пункты и условия коллективного или личного договора с сотрудником, признаются ничтожными, если они противоречат положениям Трудового кодекса. Тем не менее, часто распространены следующие ошибки:
- Неуказание в трудовом договоре тарифной ставки оклада и пометка, что оплата регулируется штатным расписанием или другими внутренними актами на предприятии;
- Разница в заработной плате сотрудников на одинаковых должностях и с одинаковой квалификацией – она считается недопустимой, даже если работник находится на испытательном сроке;
- Невыплата премий работникам, трудящимся по совместительству или по срочным трудовым договорам за аналогичный объем работы в аналогичных должностях.
Суд, как правило, находится на стороне работника, а потому бухгалтеру и управлению предприятия нужно как следует подготовиться к доказыванию своей точки зрения в судебном заседании. Кроме этого, нужно подготовить такой пакет бумаг:
- ходатайство руководителя предприятия с подробным описанием возникшей проблемы, а также указанием причин и размеров начислений сверх нормы;
- объяснение ответственного работника за внесение данных в компьютерный учет (бухгалтер);
- акт, который был составлен при выявлении финансовой неточности;
- зарплатная ведомость с указанием сумм дохода работника за предыдущий месяц, когда была допущена оплошность, и следующий;
- листы математических расчетов;
- заключение ІТ-специалиста (когда счетная ошибка возникла при нарушении работы программ).
Документальное закрепление
При получении оснований возврата денежных средств в пользу фирмы бухгалтер предприятия должен надлежащим образом закрепить указанную процедуру в финансовых документах. В частности, для этого составляется форма № 0504833. Кроме того, порядок внесения информации о зачислении на счет компании будет зависеть от того, каким образом возмещены денежные средства, а также за какой период времени они насчитаны.
Если речь идет об изъятии суммы за действующий год, то с зарплаты сотрудника в следующем месяце будет автоматически снята нужная сумма денежных средств. Если же речь идет о погашении задолженности за прошедшие годы, то работник также может внести нужную разницу от дохода в кассу предприятия. Если речь идет об автоматическом вычете средств, то нужно учитывать отчисление НДФЛ. Когда же деньги поступают через кассу, то это считается доходом предприятия и подразумевает оплату налогов самой фирмой.
Как формируется заработная плата?
В настоящее время наибольшее распространение получили повременная и сдельная, а также смешанная форма оплаты труда. В свою очередь каждая из форм имеет отдельные системы, которым присущи различные варианты расчета:
-
Повременная:
- Простая повременная система – включает только оклад или часовую ставку и начисляется строго за количество фактически отработанного сотрудником времени.
- Повременно-премиальная система – помимо тарифной составляющей за отработанное время включает также стимулирующие выплаты, начисляемые по различным алгоритмам;
-
Сдельная:
- Простая сдельная система – расчет зарплаты происходит путем умножения количества произведенной продукции на единицу на определенный временной промежуток;
- Сдельно-повременная помимо прямой сдельной оплаты за произведенную продукцию или работу включает стимулирующие выплаты рассчитываемые по разнообразным алгоритмам
- Смешанная система – наиболее сложные на практике варианты расчета заработной платы, включающие как повременный, так и сдельный заработок в сочетании со стимулирующими выплатами или без них.
За нарушение норм трудового законодательства предусматривается административная или уголовная ответственность в зависимости от вида, тяжести нарушения. Основная масса нарушений, совершаемых в сфере несоблюдения трудового законодательства, относится к административным правонарушениям.
В соответствии со ст. 23.12 КоАП РФ федеральная инспекция труда и подведомственные ей государственные инспекции вправе рассматривать все дела об административных правонарушениях, предусмотренных КоАП РФ, за исключением правонарушения, определенного ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, которое предусматривает нарушение законодательства о труде и об охране труда, совершенное должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное административное правонарушение.
Согласно ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа:
- на должностных лиц — в размере от 1000 до 5000 руб.;
- на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.
А кроме того, такое нарушение может привести к административному приостановлению деятельности на срок до 90 суток.
Нарушение законодательства о труде должностным лицом, которое ранее было подвергнуто административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет его дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
Давность привлечения к ответственности установлена ст. 4.5 КоАП РФ. По общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня совершения этого правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Таким образом, если прошло более двух месяцев после нарушения работодателем нормы трудового законодательства, например о предоставлении отпуска, то его нельзя будет привлечь к ответственности. При длящемся административном правонарушении этот срок исчисляется со дня его обнаружения (ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ).
Когда можно взыскивать с работника по ТК РФ
Удержания из заработной платы для погашения задолженности работника перед работодателем могут производиться, в том числе, для возврата сумм, излишне выплаченных вследствие счетных ошибок (ч. 2 ст. 137, ч. 1 ст. 238, ч. 1 ст. 248 ТК РФ):
Важно понимать, что счетная ошибка – ошибка, допущенная при проведении арифметических подсчетов (в том числе вследствие сбоя в компьютерной программе) (Апелляционное определение Московского городского суда от 28.08.2018 по делу N 33-31253/2018). Однако технические ошибки (например, ошибки при занесении данных в программу, использование в расчете неправильных данных), совершенные по вине работодателя, счетными не являются.
Удержание возможно, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания и не истек месячный срок, установленный для возвращения аванса, погашения задолженности или неправильно исчисленных выплат, установления размера причиненного ущерба (ч. 3 ст. 137, ч. 1, 2 ст. 248 ТК РФ). Если хотя бы одно из условий не выполнено, взыскать с работника денежные средства можно только через суд.
Таким образом бухгалтер может исправить свою ошибку и удержать переплату. Но для этого:
- работник должен быть согласен на удержания;
- приказ на удержания должен быть издан в месячный срок.
Если оба условия не соблюдены – путь только в суд. В суде нужно будет доказать, что имела место счетная, а не техническая ошибка.
Как исправить ошибку, если работник уже уволился из организации
До тех пор, пока сотрудник работает в компании, вопрос с излишне выплаченными суммами решается намного проще. Но бывает и так, что ошибка допущена буквально перед увольнением работника, а обнаружена только тогда, когда он уже не работает в организации.
В этом случае следует иметь в виду, что все удержания, если сотрудник дал свое согласие, производятся исключительно из сумм заработка. В связи с этим удержать излишки с уволившегося сотрудника не представляется возможным. Бывший работник может принять решение добровольно вернуть средства, либо их придется требовать через суд. В суде придется доказывать факт счетной ошибки или злого умысла работника. Для обращения в суд необходимо будет написать заявления и приложить к нему трудовой договор с бывшим сотрудником, расчетные документы по зарплате, акт об ошибке, уведомление с просьбой вернуть переплату, которое было отправлено сотруднику.
Ошибки и вопросы по теме
Вопрос
В случае, когда сумму переплаты вернуть не представляется возможным, можно ли взыскать эти средства с виновного бухгалтера?
Ущерб, который нанесен организации – работодателю регулируется статьей 248 ТК РФ. В этой ситуации определяющим фактором является наличие договора о материальной ответственности. Если размер ущерба определен и он не превышает среднемесячный заработок виновника, то сумма удерживается на основании приказ руководства. Если величина ущерба превысит среднемесячный доход или будет пропущен срок взыскания, то получить его можно либо с согласия работника, либо через суд.
Ошибка
Бухгалтер совершила ошибку при начислении отпускных выплат работнику. Позднее ошибка была обнаружена, работник дал свое согласие на возврат переплаченной ему суммы. Удержание было произведено при выплате ближайшей зарплаты, в полной сумме, что составило более 20% выплаченных средств. Такие действия неправомерны и ошибочны, поскольку максимальный процент удержания в таком случае составляет 20%.
При расчете заработной платы и связанных с ней выплат бухгалтер должен быть очень внимателен. При ошибочной выплате работнику излишних сумм вернуть их бывает достаточно сложно, а в некоторых случаях невозможно, при этом бухгалтер лично может быть наказан рублем. Тем не менее, при возникновении подобной ситуации добросовестный работник, заинтересованный в поддержании нормальных отношений с работодателем не захочет пойти на конфликт и компромисс между сторонами будет достигнут.
Техническая оплошность
Неправильный ввод данных признается технической ошибкой. Именно так суды часто характеризуют допущенную бухгалтером оплошность. При этом переплата работником не возвращается.
К таким ошибкам, например, относятся:
- неправильное применение налоговых льгот;
- выбор не того коэффициента при начислении зарплаты;
- ввод неверных исходных данных для расчета и т. д.
Такие недочеты практически невозможно переквалифицировать в счетные.
Суд откажет в возмещении переплаты при отсутствии связи неисправности в программе и арифметической ошибки. Сами по себе технические неполадки не могут свидетельствовать о счетной ошибке, поэтому необходимо заключение соответствующего специалиста, доказывающее эту взаимосвязь. В этой ситуации акт об обнаружении неточности не нужен.
В судебной практике техническими ошибками признаются:
- некорректное внесение сведений в программу;
- двойное перечисление заработка и прочих выплат;
- выплата вознаграждения за период по разным основаниям;
- несоблюдение правил, установленных нормативными документами.
Работодателю необходимо помнить, что при счетной ошибке удержание переплаты из заработка сотрудника без его согласия противозаконно (ч. 3 ст. 137 ТК).
В противном случае труженик может подать в суд, который обяжет компанию вернуть деньги и компенсировать гражданину моральный вред. Разбираться в основаниях и правомерности удержания арбитры не будут.
Для получения согласия от работника нужно подготовить для него уведомление в письменной форме. Сотрудник может написать заявление на возврат средств или заполнить соответствующие графы извещения. Труженик должен написать, что согласен с причиной и размером удержания.
Выплата зарплаты во время командировки или отпускных
На некоторых предприятиях отпускные и командировочные привязываются к заработной плате, что является нарушением установленного законодательством порядка. Эти виды выплат привязываются к среднедневному заработку и вычисляются соответствующим образом, а выплата в такие периоды заработной платы является нарушением бухгалтерского учета, и, возможно – прав сотрудника.
Регламентируется применение таковых правил учета ст. 114 и ст. 167 ТК РФ. Следует помнить, что средний дневной заработок таким образом может как превышать установленный оклад заработной платы, так и быть ниже его, что может вызывать отдельные виды материальной ответственности.
Следует учитывать отдельные правила оплаты выходных дней в командировках, а также дней выезда, нахождения в пути и прибытия из них. Так, оплате в обязательном порядке подлежат дни пути, выезда и прибытия из командировки. Если же в выходные командированный сотрудник не исполняет рабочих обязанностей – они не включаются в оплату. Приходящиеся же на отпуск выходные подлежат оплате, а праздничные дни – не идут в учет размеров отпуска.
Нарушение порядка выплат уволенным сотрудникам
При увольнении по любым причинам каждому сотруднику необходимо выплатить компенсацию всех суток неиспользованных отпусков в соответствии с отработанным ими временем. Учет отработанного времени в таком случае округляется до полного месяца – вверх или вниз, в зависимости от общего количества отработанных дней в неполном месяце.
Помимо этого, трудовое законодательство подразумевает выплаты выходных пособий в установленные сроки и в установленных размерах для некоторых причин увольнения. Следует помнить о недопустимости удержания из выходных пособий и компенсаций отпусков любых средств в пользу работодателя, вне зависимости от наличия долговых обязательств со стороны сотрудника.
Важный факт
Ни одно обстоятельство не может препятствовать выплате работнику компенсаций за отпуск и заработной платы за все отработанные дни.
Что такое счетная ошибка
Не каждая ошибка будет считаться счетной, а только та, которая возникла при проведении арифметических действий и при некоторых других моментах. Об этом говорится в письме Роструда от 1 октября 2012 года №1286-6-1 и определении ВС от 20 января 2012 года №59-В11-17. От того, произошла ошибка в результате неверных арифметических подсчетов или нет, зависит дальнейший порядок действий руководства организации. Если ошибку определят как счетную, то тогда наниматель сможет удержать из зарплаты сотрудника излишне переведенные деньги. Такая норма указана в ст. 137 ТК РФ.
Счетными ошибками считаются:
- те, которые возникли в результате неверных арифметических действий (неправильный результат при сложении частей оплаты труда, например);
- те, которые возникли из-за сбоя в бухгалтерской программе;
- те, что получились при неверном механическом вводе данных бухгалтером.
То, что ошибка именно счетная, нужно заверить документально. И только после подтверждения осуществляют те или иные действия. Рассмотрим коротко алгоритм действий работодателя.
Документальное закрепление
При получении оснований возврата денежных средств в пользу фирмы бухгалтер предприятия должен надлежащим образом закрепить указанную процедуру в финансовых документах. В частности, для этого составляется форма № 0504833. Кроме того, порядок внесения информации о зачислении на счет компании будет зависеть от того, каким образом возмещены денежные средства, а также за какой период времени они насчитаны.
Если речь идет об изъятии суммы за действующий год, то с зарплаты сотрудника в следующем месяце будет автоматически снята нужная сумма денежных средств. Если же речь идет о погашении задолженности за прошедшие годы, то работник также может внести нужную разницу от дохода в кассу предприятия. Если речь идет об автоматическом вычете средств, то нужно учитывать отчисление НДФЛ. Когда же деньги поступают через кассу, то это считается доходом предприятия и подразумевает оплату налогов самой фирмой.
Сформулируем основные выводы.
Счетной следует считать ошибку, допущенную в арифметических действиях (действиях, связанных с подсчетом). В связи с тем, что судебная практика неоднозначна и мнения судей расходятся в части признания счетными ошибками сбоев компьютерных программ, советуем удерживать суммы переплаты с работников при наличии их письменного добровольного согласия.
Удержание излишне выплаченных сумм производится в размере 20 % начисленной заработной платы при каждой ее выплате. Если работник согласен на погашение в большем или полном размере, он должен подтвердить свое согласие письменно.
Исправление допущенных счетных ошибок в бухгалтерском учете следует отражать согласно п. 18 Инструкции № 157н, учитывая при этом период, к которому относится допущенная ошибка.